Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Другое - Акт приема передачи личного дела образец

Акт приема передачи личного дела образец

Акт приема передачи личного дела образец

Акт о приеме-передачи дел

Открыть в формате WordАкт о передаче-приеме дел составляется при освобождении должности по причине увольнения работника, перевода на другую работу и т.д.Основанием для его составления являются распорядительные документы о причинах передачи-приема дел. Акт составляется комиссией, состав которой утверждается приказом руководителя организации. Фамилии членов комиссии и присутствующих лиц указываются в акте в алфавитном порядке. В тексте акта описываются проделанная работа и ее результаты.

Как правило, он состоит из перечня конкретных пунктов. Количество экземпляров акта о передаче-приеме определяется количеством заинтересованных сторон. Все дополнения к нему оформляются в виде приложения.Акт скрепляется подписями принимающей и сдающей сторон, председателя комиссии, членов комиссии и передается на утверждение руководителю организации.

Форма акта приема-передачи документов

Независимо от того, на каком основании и с какой целью производится передача документов от одного лица к другому, а также производится ли передача документов между физическими лицами или организациями, акт приема-передачи может составляться по схожей форме.

Унифицированной и обязательной к применению формы акта приема-передачи документов нет, поэтому организация может разработать форму такого акта самостоятельно. Конечно, это не распространяется на случаи, когда обязательность применения определенной формы акта закреплена, к примеру, в договоре между сторонами.

В акте приема-передачи документов обычно указываются:

  1. причина передачи документов;
  2. дата и место передачи документов;
  3. лица, между которыми производится передача документов, а при необходимости их полномочия и основания таких полномочий;
  4. перечень передаваемых документов с указанием того, передается оригинал документа или его копия, а также количества страниц документов;
  5. подписи лиц, передавших и получивших документы.

При наличии акт может быть скреплен печатями сторон.

Акт составляется в 2-х экземплярах: для передающего и принимающего лица. Приведем акта приема-передачи документов в формате Word. Представим пример заполнения акта приема-передачи, которым оформлена передача документов из одного обособленного подразделения организации в другое подразделение.

пример Скачивать формы документов могут только подписчики журнала «Главная книга».

  1. Хочу скачивать формы документов бесплатно и попробовать все возможности подписчика
  2. Я не подписчик, но хочу им стать
  3. Я подписчик: электронного журнала печатного журнала

Пример акта передачи дел | Образец

А К Т приема — передачи трудовых книжек, личных дел, медицинских книжек, формы Т-2 сотрудников филиала «Дубнинская, 50» г. Москва «26» мая 2005 года Мы, нижеподписавшиеся, старший специалист ОУП Пригожин Б.А.

и старший специалист ОУП Кузнецова К.В.

в присутствии менеджера ОУП Сатеевой Л.М.

составили и подписали настоящий акт о нижеследующем: Пригожин Б.А. передает, а Кузнецова К.В. принимает следующие документы: № п/п Фамилия, Имя, Отчество Л.Д. Т.К. М.К. Т-2 1 Соколова Светлана Яковлевна 2 Абдиева Анастасия Николаевна 3 Акулинникова Ирина Николаевна 4 Алешина Лариса Викторовна 5 Алябышева Лидия Анатольевна 6 Андрусенко Равиля Андержановна 7 Артемова Елена Алексеевна 8 Асадуллина Любовь Евстафьевна 9 Баева Наталья Артуровна 10 Богомазюк Юлия Сергеевна 11 Бондаренко Екатерина Александровна 12 Брагин Александр Юрьевич 13 Валова Юлия Юрьевна 141 Валяева Анна Михайловна 5 Вершинина Екатерина Евгеньевна 16 Виноградова Анна Ивановна 17 Воеводина Татьяна Владимировна 18 Выползова Ирина Алексеевна 19 Гагаринова Наталья Анатольевна 20 Гребенников Петр Николаевич 21 Грекова Оксана Анатольевна 22 Дерий Раиса Ивановна 23 Дмитриев Сергей Викторович (инв) 24 Евстратова Екатерина Сергеевна 25 Ефанова Вера Николаевна 26 Жирнова Вера Викторовна 27 Зеров Сергей Анатольевич 28 Извекова Наталья Евгеньевна 29 Ильюшина Надежда Павловна 30 Ишмаева Наиля Джарулловна 31 Кирюкова Наталья Владимировна 32 Киселев Анатолий Алексеевич 33 Клочкова Марина Ивановна 34 Коврижкина Любовь Николаевна 35 Костюк Лариса Владимировна 36 Котова Ирина Николаевна 37 Кохан Андрей Владимирович 38 Красноруцкая Татьяна Викторовна 39 Крылова Владлена Вячеславовна 40 Крылова Наталья Анатольевна 41 Кувшинова Надежда Ивановна 42 Кудрявцева Елена Алексеевна 43 Кузнецова Валентина Ивановна 44 Кузнецова Наталья Ивановна 45 Кузьмина Лариса Анатольевна 46 Ламзина Ольга Петровна 47 Лебедев Валерий Евгеньевич 48 Левина Инна Ивановна 49 Левова Александра Сергеевна 50 Лосева Татьяна Геннадьевна 51 Маленьких Светлана Павловна 52 Малинкина Мария Николаевна 53 Махина Татьяна Александровна 54 Махучиева Зухра Магомедовна 55 Михайлина Елена Николаевна 56 Мустафина Лариса Рифатовна 57 Мясумова Хамдия Хасяновна 58 Науменко Вера Федоровна 59 Некрасова Ирина Анатольевна 60 Павлова Валентина Гавриловна 61 Панишева Ольга Валентиновна 62 Писковая Ольга Владимировна 63 Плешкова Елена Викторовна 64 Плякина Татьяна Александровна 65 Погорелова Ольга Викторовна 66 Полева Надежда Ивановна 67 Полуполтинных Татьяна Ивановна 68 Потапчук Антон Викторович 69 Рослякова Наталья Викторовна 70 Рубцова Юлия Николаевна 71 Слакаева Галина Федоровна 72 Саркисян Анаит Рубиковна 73 Северинова Наталья Михайловна 74 Седова Елена Николаевна 75 Семенова Ирина Александровна 76 Скуратович Алексей Георгиевич 77 Степанова Светлана Алексеевна 78 Тарасенко Дарья Ивановна 79 Томчанина Лилия Игоревна 80 Фатеева Татьяна Ивановна 81 Федорова Анна Степановна 82 Феоктистова Елена Анатольевна 83 Харламова Елена Анатольевна 84 Цветкова Валентина Александровна 85 Чугункова Анна Вячеславовна 86 Чугунова Татьяна Николаевна 87 Шапошникова Людмила Васильевна 88 Шубина Татьяна Ивановна 89 Шугаева Наталья Алексеевна 90 Щербакова Татьяна Васильевна 91 Ярметова Фаинат Рафиковна Сокращения: Л.Д.
Т.К. М.К. Т-2 1 Соколова Светлана Яковлевна 2 Абдиева Анастасия Николаевна 3 Акулинникова Ирина Николаевна 4 Алешина Лариса Викторовна 5 Алябышева Лидия Анатольевна 6 Андрусенко Равиля Андержановна 7 Артемова Елена Алексеевна 8 Асадуллина Любовь Евстафьевна 9 Баева Наталья Артуровна 10 Богомазюк Юлия Сергеевна 11 Бондаренко Екатерина Александровна 12 Брагин Александр Юрьевич 13 Валова Юлия Юрьевна 141 Валяева Анна Михайловна 5 Вершинина Екатерина Евгеньевна 16 Виноградова Анна Ивановна 17 Воеводина Татьяна Владимировна 18 Выползова Ирина Алексеевна 19 Гагаринова Наталья Анатольевна 20 Гребенников Петр Николаевич 21 Грекова Оксана Анатольевна 22 Дерий Раиса Ивановна 23 Дмитриев Сергей Викторович (инв) 24 Евстратова Екатерина Сергеевна 25 Ефанова Вера Николаевна 26 Жирнова Вера Викторовна 27 Зеров Сергей Анатольевич 28 Извекова Наталья Евгеньевна 29 Ильюшина Надежда Павловна 30 Ишмаева Наиля Джарулловна 31 Кирюкова Наталья Владимировна 32 Киселев Анатолий Алексеевич 33 Клочкова Марина Ивановна 34 Коврижкина Любовь Николаевна 35 Костюк Лариса Владимировна 36 Котова Ирина Николаевна 37 Кохан Андрей Владимирович 38 Красноруцкая Татьяна Викторовна 39 Крылова Владлена Вячеславовна 40 Крылова Наталья Анатольевна 41 Кувшинова Надежда Ивановна 42 Кудрявцева Елена Алексеевна 43 Кузнецова Валентина Ивановна 44 Кузнецова Наталья Ивановна 45 Кузьмина Лариса Анатольевна 46 Ламзина Ольга Петровна 47 Лебедев Валерий Евгеньевич 48 Левина Инна Ивановна 49 Левова Александра Сергеевна 50 Лосева Татьяна Геннадьевна 51 Маленьких Светлана Павловна 52 Малинкина Мария Николаевна 53 Махина Татьяна Александровна 54 Махучиева Зухра Магомедовна 55 Михайлина Елена Николаевна 56 Мустафина Лариса Рифатовна 57 Мясумова Хамдия Хасяновна 58 Науменко Вера Федоровна 59 Некрасова Ирина Анатольевна 60 Павлова Валентина Гавриловна 61 Панишева Ольга Валентиновна 62 Писковая Ольга Владимировна 63 Плешкова Елена Викторовна 64 Плякина Татьяна Александровна 65 Погорелова Ольга Викторовна 66 Полева Надежда Ивановна 67 Полуполтинных Татьяна Ивановна 68 Потапчук Антон Викторович 69 Рослякова Наталья Викторовна 70 Рубцова Юлия Николаевна 71 Слакаева Галина Федоровна 72 Саркисян Анаит Рубиковна 73 Северинова Наталья Михайловна 74 Седова Елена Николаевна 75 Семенова Ирина Александровна 76 Скуратович Алексей Георгиевич 77 Степанова Светлана Алексеевна 78 Тарасенко Дарья Ивановна 79 Томчанина Лилия Игоревна 80 Фатеева Татьяна Ивановна 81 Федорова Анна Степановна 82 Феоктистова Елена Анатольевна 83 Харламова Елена Анатольевна 84 Цветкова Валентина Александровна 85 Чугункова Анна Вячеславовна 86 Чугунова Татьяна Николаевна 87 Шапошникова Людмила Васильевна 88 Шубина Татьяна Ивановна 89 Шугаева Наталья Алексеевна 90 Щербакова Татьяна Васильевна 91 Ярметова Фаинат Рафиковна Сокращения: Л.Д.

– личное дело Т.К. – трудовая книжка М.К. – медицинская книжка Т-2 – унифицированная форма Т-2 Папки приказов, книга движения трудовых книжек, книга движения медицинских книжек, тетради регистрации движения персонала имеются. Настоящий акт подписан в двух экземплярах (по одному для каждой из сторон).

Взаимных претензий стороны друг к другу не имеют. ПЕРЕДАЛ: ПРИНЯЛА: ___________________ ________________________ Б.А.

Пригожин К.В. Кузнецова Скачать пример: 0

Инструкция по заполнению акта приема-передачи документов

С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении. В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.

  1. В строке ниже указывается город, в котором работает организация, выписывающая акт, а также дата его оформления.
  2. Вначале пишется наименование документа с коротким обозначением его сути.
  3. Далее вписывается информация о компании, которая передает документы: вносится ее название с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).
  4. Затем всё то же самое вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица.
Рекомендуем прочесть:  Новые правила донорства 2021 годл

После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.

Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы. В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту.
В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту.

В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов. При необходимости таблицу можно расширить, внеся в нее какую-либо дополнительную информацию.

Под таблицей следует написать, сколько экземпляров акта было составлено и сколько получили на руки заинтересованные стороны, а также поставить подписи руководителей обоих предприятий.

После подписания акта по приему-передаче документов всю ответственность за полноту, содержание, сохранность переданной документации принявшая ее сторона автоматически берет на себя.

Акт о приеме работником документов

Акт приема-передачи дел позволяет снять ответственность нового сотрудника за действия предшественника.

Организовать проверку и создать условия для ее проведения должен руководитель организации. Процедура происходит после издания приказа. Акт составляется ее сторонами. Порядок процедуры и форма акта не регулируются законодательством. Документ составляется в произвольной форме на листе формата А4.
Обычно он имеет вид бухгалтерской описи документов.Данные, которые указываются в документе:

  • Список передаваемых дел.
  • Реквизиты приказа, на основании которого передаются дела.
  • Обнаруженные ошибки в учете и отчетности.
  • Дата и место составления.
  • Наименование организации.
  • ФИО и должности сторон процедуры.
  • Данные о свидетелях процесса.

Акт приема-передачи дел подписывают стороны передачи и члены комиссии.

Потом он утверждается руководителем фирмы.

Учимся принимать дела и документы

Необходимость в приеме-передаче дел и документов между работниками возникает довольно часто, но упоминание о такой процедуре во внутренних документах организаций встречается редко.

Более того, этот вопрос не нашел должного отражения и в нормативных правовых актах, регулирующих трудовые отношения, хотя именно в этой сфере проблемы, возникающие вследствие ненадлежащего оформления приема-передачи дел и документов, более чем актуальны. Как и когда должны происходить прием и передача дел между работниками?
Как и когда должны происходить прием и передача дел между работниками?

Кто может участвовать в процессе приема и передачи дел и документов? Какими документами регламентируется процедура приема и передачи дел и документов?

Каковы основные этапы приема и передачи дел и документов?

Как оформляется прием и передача дел и документов? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье.

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (п. 3), дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (п.

71). Как видно, «дело» и «документ» – не одно и то же, несмотря на то, что принято говорить о передаче дел в целом. Однако в ситуациях, когда передаются и дела, и документы, это не вполне корректно. Поэтому по тексту статьи используется словосочетание «прием-передача дел и документов». Зачем нужно передавать и принимать дела?

Зачем нужно передавать и принимать дела? Дела и документы передают:

  1. перевод на другую работу;
  2. Отметим, что довольно редко можно стать свидетелем полноценной передачи дел и документов уходящим работником. Даже если это и происходит в отдельных случаях, то практически никогда не оформляется должным образом.
  3. временная нетрудоспособность;
  4. формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности.
  5. прием от работников организации исходящих документов, проверка правильности их оформления, наличия и комплектности приложений, регистрация в электронном журнале установленной формы;
  6. прием, экспедиционная обработка входящей корреспонденции, поступающей по различным каналам связи, проверка документов на бумажных носителях на предмет правильности доставки, целостности вложений; регистрация входящих документов в электронном журнале установленной формы, направление их на рассмотрение руководства и в структурные подразделения организации;
  7. чтобы можно было оценить объем работы работника, принимающего дела;
  8. С одной стороны, зачем оформлять передачу дел в случае, когда работник уходит в отпуск, уезжает в командировку или болеет? Ведь в период такого временного отсутствия его обязанности будут выполнять другие работники, специально назначенные приказом руководителя организации или в ином порядке, установленном в организации. Представим, например, ситуацию, когда временно отсутствует секретарь, в обязанности которого входит:
  9. чтобы можно было поделить зоны ответственности.
  10. уход в отпуск (включая отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком и пр.);
  11. В основном необходимость передачи дел прямо или косвенно возникает в следующих распространенных для большинства работников ситуациях:
  12. увольнение (по различным основаниям);
  13. в иных случаях, когда работнику предстоит длительное время отсутствовать либо вовсе покинуть организацию.
  14. чтобы рабочий процесс не прерывался;
  15. длительная командировка;
  16. чтобы трудовые обязанности отсутствующего работника выполнялись надлежащим образом;

Очевидно, что такая работа должны выполняться своевременно.

Если в организации не один секретарь, то все легко решается: другой секретарь, выполняющий те же обязанности, временно будет работать с двойной нагрузкой.

Но если секретарь в организации один, то без передачи дел и документов не обойтись, иначе лицо, которое не в полной мере знакомо с обязанностями секретаря, просто не справится, из-за чего может пострадать не только конкретный участок работы, но и деятельность организации в целом. Кто обычно передает и принимает дела? Инициатором передачи дел и документов является обычно либо работник, их принимающий, либо руководитель структурного подразделения, в рамках которого эти дела и документы передаются.

Передаются они, соответственно, временно отсутствующим или увольняющимся работником, а принимаются либо новым работником, либо специально назначенным руководством лицом.

Казалось бы, ничего сложного в этом нет. Однако на практике бывают случаи, когда увольняющийся работник ввиду конфликта или каких-либо других неблагоприятных обстоятельств передавать дела и документы не собирается, особенно если это не входит в его обязанности.

Ведь далеко не все люди увольняются с работы по собственному желанию, не все стараются до последнего момента сохранять хорошие отношения с руководством. Что делать в такой ситуации новому работнику? Прежде всего, данный факт следует зафиксировать актом.

Затем вновь принятый работник во избежание риска возложения на него ответственности за чужие ошибки, возможно, допущенные в документах, составленных его предшественником, может составить односторонний документ – опись принимаемых документов (Пример 2).

Обратите внимание. Отказ работника от передачи дел и документов при увольнении не является для работодателя поводом не осуществлять с ним расчет и не выдавать трудовую книжку – независимо от того, закреплена ли данная обязанность в трудовом договоре и/или должностной инструкции.

ПРИМЕР 2 Опись принимаемых документов Опись дел и документов, принятых корпоративным секретарем Мироновой А.П. № п/п Наименование дела/документа Реквизиты дела/документа Количество листов в деле/документе Наличие дела/документа в электронном виде Примечание 1 Протоколы Общего собрания акционеров за период с 01 января 2011 года по 31 декабря 2011 года Папка № 4-ОСА 67 листов В наличии на локальном компьютере В папке находятся 17 подлинных документов и 1 копия документа 2 Положение об Общем собрании акционеров от 15 января 2011 года, редакция № 2 28 листов Отсутствует – При приеме дел и документов мной выявлено: 1. Отсутствует подлинник протокола Общего собрания акционеров от 16 января 2011 года № 1/2011, имеется копия данного документа.

2. Отсутствует подлинник протокола Общего собрания акционеров от 20 апреля 2011 года № 5/2011 (копии нет). Настоящая опись подтверждает прием вышеперечисленных дел и документов по состоянию на 03 мая 2012 года.

Корпоративный секретарь Миронова А.П. Миронова Согласовано: Заместитель начальника канцелярии Маслова Е.Д.

Маслова 03 мая 2012 года В какой момент следует передавать дела и документы?

Иногда случается, что дела и документы новый работник принимает у своего предшественника еще до выхода на работу. Заметим, что это довольно рискованно, поскольку новый работник, приняв дела, может по каким бы то ни было причинам не выйти на работу. Тогда логичен вопрос: в какой момент следует передавать эти дела и документы?

Дела и документы передаются, как правило, в день увольнения в связи с тем, что до последнего дня работник выполняет свои должностные обязанности. Особо ответственные работники делают это постепенно, разбивая процесс на несколько этапов, осуществляемых заблаговременно, в течение нескольких дней. В этом случае лучше передать дела не непосредственно новому работнику, а лицу, назначенному руководителем структурного подразделения, в котором работал работник.

Если увольняется главный бухгалтер, то дела лучше передать непосредственно руководителю организации, поскольку он несет ответственность за правильность ведения бухгалтерского учета. Бывает, что руководитель просит увольняющегося работника приехать в офис в день выхода на работу нового сотрудника, чтобы передать дела непосредственно ему, или, наоборот, человека, который еще не оформлен на работу, – прийти и принять дела у своего предшественника до выхода на работу. По нашему мнению, это неверно, поскольку прием и передача дел и документов осуществляются в рамках трудовых отношений.

Следовательно, данная процедура должна осуществляться в рабочий день и в рабочее время как для передающего дела и документы, так и для принимающего их.

Чем регламентируется прием-передача дел? Как уже было отмечено выше, нормативными правовыми актами вопрос приема-передачи дел и документов не регулируется.

Это не удивительно, поскольку единую процедуру приема-передачи дел прописать невозможно, ведь в разных организациях требования к документообороту различны исходя из множества факторов.

Есть лишь некоторые рекомендации на этот счет: Извлечение из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) III. СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ 3.1. Общие положения […] Инструкцией по делопроизводству предусматривается, что: […] при уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя подразделения, при увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту.

Однако несмотря на отсутствие в законодательных нормах правил приема-передачи дел, организация может самостоятельно установить их в локальных нормативных актах, учитывая специфику деятельности, численный состав работников, их обязанности, ответственность, а также другие факторы, влияющие на необходимость приема-передачи дел и документов во избежание их утери и утраты.

В этом случае соблюдение порядка приема-передачи дел будет обязательным для всех работников, ознакомленных с данным локальным нормативным актом в установленном порядке под личную подпись. Положения о приеме и передаче дел и документов могут быть включены:

  1. правила внутреннего трудового распорядка;
  2. в инструкцию по делопроизводству:
  3. положение о персонале;
  4. положение о конкретном структурном подразделении и др.

Кроме того, обязанность по передаче и/или приему дел и документов в специально оговоренных случаях рекомендуется закрепить в должностной инструкции и/или трудовом договоре.

Если же в организации отсутствует хоть какое-нибудь упоминание о необходимости приема-передачи дел в локальных нормативных актах, то в конкретных случаях можно предусмотреть это в приказе (Пример 3) или распоряжении.

ПРИМЕР 3 Приказ об организации приема-передачи дел и документов Закрытое акционерное общество «Метрополь Инвест» ПРИКАЗ 16.04.2012 № 10-К Москва Об организации приема-передачи дел и документов В связи с увольнением Смирновой П.Т. с должности корпоративного секретаря 30 апреля 2012 года ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Корпоративному секретарю Смирновой П.Т.

передать, а заместителю начальника канцелярии Масловой Е.Д. принять дела и документы по Акту приема-передачи дел и документов в помещении канцелярии в срок до 30 апреля 2012 года. 2. Утвердить форму Акта приема-передачи дел и документов (Приложение 1).

3. Для надлежащей проверки передаваемых дел и документов и участия в их приеме-передаче создать комиссию в составе: председатель – начальник кадровой службы Журкова Н.Г.

члены комиссии: главный бухгалтер Макарова Н.Т. начальник канцелярии Петрова М.И.

начальник юридической службы Макаров А.Д. 4. Секретарю Михальченко П.И. довести настоящий приказ до сведения лиц, указанных в п.

1 и 3 приказа, под личную подпись в срок не позднее одного рабочего дня с даты издания приказа. 5. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой. Основание: заявление об увольнении Смирновой П.Т.

от 16.04.2012 Генеральный директор Скворцов А.И. Скворцов С приказом ознакомлены: Начальник кадровой службы Журкова Н.Г.

Журкова 16.04.2012 Главный бухгалтер Макарова Н.Т. Макарова 16.04.2012 Начальник канцелярии Петрова М.И. Петрова 16.04.2012 Начальник юридической службы Макаров А.Д.

Макаров 16.04.2012 Заместитель начальника канцелярии Маслова Е.Д. Маслова 16.04.2012 Корпоративный секретарь Смирнова П.Т.

Смирнова 16.04.2012 Порядок передачи и приема дел и документов Как уже было отмечено выше, порядок передачи и приема дел не может быть единым для всех организаций.

Однако чтобы представлять последовательность действий по передаче и приему дел и документов, условно разделим этот процесс на 3 этапа. ■ Этап 1: проверка дел и документов. Обратите внимание. Принимаемые дела и документы по своей форме и содержанию должны соответствовать нормам действующего законодательства, в том числе в области делопроизводства и документооборота.

■ Этап 2: подготовка дел и документов к передаче.

■ Этап 3: оформление приема-передачи дел и документов. Обязательные реквизиты акта В соответствии с рекомендациями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а также практикой составления актов в организациях для акта приема-передачи документов обычно используют бланк со следующими характеристиками:

  1. формат А4 (210 × 297 мм);
  2. если акт имеет две и более страницы, вторую и последующие страницы нумеруют (номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа).
  3. каждый лист документа должен иметь поля не менее: 20 мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее;
  4. из белой бумаги или бумаги светлых тонов;
  5. ориентация страницы – книжная;

На бланке документа располагают необходимые реквизиты: ● эмблему организации; ● наименование организации; ● наименование вида документа; ● дату документа; ● регистрационный номер документа; ● место составления документа; ● гриф утверждения; ●заголовок к тексту документа. ● текст документа. ● отметку о наличии приложения.

● подписи. Хранение актов Акт подлежит хранению в месте, определенном локальным нормативным актом, например в канцелярии, кадровой службе в личном деле работника или в структурном подразделении, работники которого передают и принимают дела, в течение срока, определенного Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558: В заключение отметим, что даже если процедура приема дел и документов будет оформлена должным образом, это отнюдь не решит проблем, которые могут возникнуть у работника, принявшего на себя такой ответственный «груз». Однако это убережет работника как от нареканий руководства в отношении документов, составленных не им, так и от возможной ответственности за чужие ошибки.

( Дается в сокращении. Всю статью читайте в печатной версии журнала.)

Как составить акт при смене бухгалтера

Нередко передаются дела и документы, относящиеся к документам строгой отчетности. Многие в таких ситуациях занимаются оформлением отдельного акта. Здесь фиксируются такие важные документы.

Это же касается и тех ситуаций, когда осуществляется передача печати. Ее также рекомендуется оформлять новым актом.

Достаточно часто бухгалтерские документы обладают высокой ценностью. Поэтому их передача фиксируется специальной комиссией, созданной в компании. Ее члены проверяют наличие документов и правильность составления акта.Образец

Передача дел при смене главного бухгалтера

Так как это особый случай, рассмотреть его стоит отдельно.

Во время увольнения главного бухгалтера проверкой занимается не только комиссия и приемник, но и специальная аудиторская компания или группа сотрудников. Во внимание принимаются все важные для организации процессы и документы:

  1. Корректный учёт движения ДС, наличие необходимых документов, подходящие условия хранения наличности, своевременность регистрации всех операций;
  2. Правильность начисления амортизации и допустимое состояние основных средств;
  3. Все вопросы, касающиеся налогового учёта и взаимодействия с гос. органами;
  4. Надлежащее хранение бухгалтерских архивов и прочей документации;
  5. Корректный учёт имущества организации: своевременность проведения инвентаризации, наличие подписей главного бухгалтера, полнота учёта, состояние имеющегося имущества;
  6. Соответствие формы заполнения бухгалтерских документов стандартам предприятия;
  7. Правильность и своевременность расчётов с сотрудниками. Корректность оформления личной документации
  8. Корректность учёта взаиморасчётов

Информация по каждому вышеперечисленному пункту заносится в акт приема-передачи дел, где свои подписи проставляют все члены комиссии, увольняющийся и вновь назначаемый главный бухгалтер, глава организации.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+