Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Трудовое право - Как пишуться заявки на приобретения материала для работы

Как пишуться заявки на приобретения материала для работы

Как пишуться заявки на приобретения материала для работы

Как составить заявку

Изложение заявки всегда составляется по одному принципу: сначала шапка, затем название, сама суть, подпись заявителя. Шапка в документе должна содержать в себе название организации, конкретного отдела или отделения.

Кроме того, указывается лицо, к которому адресуется заявка, а также лицо-отправитель.Текст самой заявки содержит информацию о том, что конкретно требуется для выполнения той или иной задачи.

Если заявка пишется не по установленным образцам, то при ее составлении необходимо:

Форма заявки

  • Определить для себя проблему и пути ее решения. Изложить ситуацию настолько четко и кратко, насколько это возможно. Заявка должна заинтересовать скептически настроенных получателей, чтобы они рассмотрели ее и поддержали.
  • В заявку должен быть вложен точный .
  • Использовать в заявке только проверенные факты и цифры. Лучше всего начинать написание с этих фактов. Заявка должна быть максимально полезной и содержательной. Описание предположений и чьих-то мнений недопустимы.
  • Подумать о тех, кому отправляется заявка. Каким образом лучше «достучаться» до каждого конкретного получателя.
  • Обязательно нужно указать, почему необходимо решить описанную проблему, а также какие возможны последствия, если не предпринять скорейших мер.

Если есть какие-то масштабные документы, которые имеют прямое отношение к заявке, но не могут быть кратко описаны в ней, лучше разместить их в виде отдельных приложений.

Также в качестве приложений можно использовать таблицы, выписки, письма поддержки.

Организация торговли — оформление заказа на завоз товаров

Непосредственной основанием для завоза товаров в розничное торговое предприятие является заказ на завоз товаров (которое работники торговли еще называют»заявки») Как правило, заказы составляют в двух экземплярах по установленной форме, в нем приводится перечень названий товаров, которые необходимо завезти в магазин, указываются их основные ассортиментные признаки (вид, со орт, цена единицы по прайс-листу и др.), а также необходимое количество товаров каждого наименования.

При заговоры товаров по прайс-листам, прейскурантами или другими документами по систематизированным перечнем товаров, названия товаров целесообразно записывать в том порядке и с теми кодами и ссылками на ассортиментные признаки, по которым они перечислены в таком документе. При составлении заказа для более обоснованного определения количества товаров, которые нужно заказать, заведующий магазином, или товаровед может советоваться с продавцами, которые обладают полученной в процессе общения с посетителями магазина информацией о конъюнктуре торговли отдельными товарами. Если заказ составляется на товары сложного ассортимента, то количество изделий в внутри-групповому ассортименте (по видам, размерам, фасонам и др.

При составлении заказа товары в нем целесообразно записывать в определенном порядке, в частности, рекомендуется сначала записывать те товары, которые предусмотрены ассортиментным перечнем магазина (утвержденным м ассортиментным минимумом), но на время составления заявки их нет в продаже, потом — товары, запасы которых в магазине нужно пополнить, а затем — товары, на которые приняты заказы от покупателей а потому что введение которых в ассортимент позволит нарастить розничный товарооборот. При этом товары-новинки, которые раньше в магазине не реализовывались, целесообразно заказывать в небольших количествах. Определенную пользу для организации процессов товароснабжения может дать указания в заказе информации о запасах товаров на дату составления заявки и установлен норматив товарных запасов, о фактических и объемы среднедневной реализации товаров в магазине, о наличии в нем остатков излишне завезенных и неходовых товаров с указанием их количества.

Сложившееся в письменной форме заказа подписывает директор или заведующий магазина, после чего его заверяют печатью предприятия и передают поставщику для выполнения.

Для облегчения контроля поданных заказов их целесообразно регистрировать в специальном журнале с указанием даты подачи. В практике отечественной торговли, как правило, заказ на поставку я продовольственных товаров подаются за 1 день до их завоза, на непродовольственные товары — за 2-3 дня. Вместе с тем при децентрализованном методе товароснабжения заказ подается непосредственно в день предприятия-поставщика во время личного отбора товаров.

Вместе с тем при децентрализованном методе товароснабжения заказ подается непосредственно в день предприятия-поставщика во время личного отбора товаров. Способ передачи заказа зависит от принятого метода отпуска товаров от выбранного поставщика.

Заказы могут передаваться телефону, в письменной или устной форме, во время личного отбора товаре.

Личный отбор товаров применяется преимущественно по товарам сложного ассортимента (ткани, швейные изделия, обувь, галантерейные товары и др.), когда выбор фасонов, рисунка, колористического оформления я требует личного участия работника торгового предприятия. Во время личного отбора представитель покупателя имеет возможность непосредственно на складах, в ассортиментном кабинете, в демонстрационном зале или в зале (комнате) товарных образцов ознакомиться с имеющимся ассортиментом предлагаемых товаров, а также временно отсутствующими товарами, на которые может быть принято заказ.

Информацию о выбранные товары (с соответствующими кодами), их ассортиментные признаки, необходимость на количество и тп, представитель покупателя отмечает в специальном формуляре. Как правило, во время личного отбора прием заказов и оформление на их основе отборных листов (отборочных сведений тощ в) осуществляют товароведы по отдельным группам товаров (на оптовых базах) или менеджеры по продажам предприятия-поставщика.

Оформленные таким образом заказа и отборочные листы передаются на склад для подбора товаров и выписки счетов-фактур и накладных. Заказы на товары простого ассортимента могут выполняться и подаваться в письменной или устной форме, в т ч — по телефону, с регистрацией в специальном журнале времени их подачи и требований магазина по а ассортимента и количества товаров ответственными работниками поставщика (например, торговым отделом, диспетчерской службой, отделом логистики). Письменные заказа рекомендуется составлять на бланках, в которых приведен перечень товаров и графы для указания количества каждого товара (это упрощает составление заказа и снижает вероятность пропуска товаров), иногда бланк заказа делится на кол а отрывных частей согласно количеству секций состава, которые выполняют заказы.

В случае функционирования нескольких магазинов в составе торговой системы заказа в разрезе общего ассортимента товаров, реализуемых в данной торговой сети, могут передаваться в торговый отдел, где товароведы обобщают заявки, определяют общую потребность в товарах от каждого из поставщиков и согласовывают с последними объемы и сроки завоза товаров в каждый из магазине.
В случае функционирования нескольких магазинов в составе торговой системы заказа в разрезе общего ассортимента товаров, реализуемых в данной торговой сети, могут передаваться в торговый отдел, где товароведы обобщают заявки, определяют общую потребность в товарах от каждого из поставщиков и согласовывают с последними объемы и сроки завоза товаров в каждый из магазине. Заказ товаров, ввозимых в магазины стандартными местами (со стандартной массой или с постоянно установленным ассортиментом), можно осуществлять на основе так называемых автоматических заказов.

Для этого в используют, например, ярлыки, которые вкладываются в каждый ящик, контейнер, и на обороте которых работники магазина указывают количество мест данного товара для последующего завоза. Источник: https://uchebnikionline.com/marketing/organizatsiya_torgivli_-_apopiy_vv/oformlennya_zamovlennya_zavezennya_tovariv.htm

Сбор документов для подачи тендерной заявки

Перед подачей заявки на участие в государственном тендере участник по законодательству должен подготовить:

  1. документы о компании (название, адрес, ИНН);
  2. при необходимости: документы, подтверждающие соответствие участника запретам и ограничениям, установленным заказчиком.
  3. документы, подтверждающие соответствие конкурсанта требованиям к участникам тендеров;
  4. документы, подтверждающие внесение обеспечения заявки на участие (платежное поручение или банковская гарантия);
  5. документ, подтверждающий полномочия лица, действующего от имени участника конкурса (копия решения о назначении на должность руководителя или доверенность);
  6. выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП (или ее нотариальную копию);
  7. копии учредительных документов;
  8. документы, подтверждающие право на преимущество (например, декларация о принадлежности к субъектам малого предпринимательства);

Для подачи заявки на участие в электронном аукционе необходимо собрать следующий пакет документов:

  1. документы, подтверждающие право на преимущество;
  2. при необходимости: документы, подтверждающие соответствие участника запретам и ограничениям, установленным заказчиком.
  3. документы о компании (название, адрес, ИНН);
  4. копии документов, подтверждающих соответствие требованиям товара или услуги;

Список документов для подачи заявки на участие в госзакупках жестко регламентирован законодательством.

Заказчик по Закону № 44-ФЗ не может запрашивать иные документы, не предусмотренные в этом перечне. Со списком требуемых документов можно ознакомиться в конкурсной документации.

В отличие от государственных закупок, для коммерческих конкурсов нет строгих регламентов: перечень документов устанавливает сам заказчик в зависимости от специфики своей деятельности.

Это может быть, например:

  1. заявление с презентацией компании и указанием опыта работы;
  2. нотариальные копии ИНН и свидетельства о государственной регистрации;
  3. выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП;
  4. справка об отсутствии задолженности по налогам;
  5. копия приказа о назначении главного бухгалтера;
  6. обеспечение заявки.
  7. список представителей, действующих от лица компании без доверенности;
  8. финансовая отчетность компании, заверенная налоговым инспектором;
  9. копии устава и учредительных документов организации;

Изучите техзадание и инструкцию по заполнению заявки

Отдельный блок в документации посвящен требованиям к качеству и характеристикам товаров и услуг. Это и есть техническое задание закупки — главная составляющая при подготовке заявки.

Если невнимательно прочитать эти документы, можно не заметить части требований или неправильно их истолковать.

В первом случае это приведет к отклонению заявки, а во втором — к риску исполнить контракт в убыток или не исполнить свои обязательства и попасть в Реестр недобросовестных поставщиков. Вместе с техзаданием заказчики по 44-Ф обязаны опубликовать инструкцию к ней, где указывают:

  1. ГОСТы и другие нормативно-технические документы на товары. Если в закупке не указаны номера ГОСТов, поставщики могут указывать любые параметры в диапазонах, указанных в техзадании.
  2. Значения диапазонов. Параметры товара могут быть конкретными (диаметр трубы 200 мм) или диапазонными (диаметр трубы от 200 мм до 240 мм). Заказчик должен обозначить, какие параметры указывают поставщики в заявке. Также он указывает параметры, для которых диапазонное значение является конкретными. Например, асфальт должен обладать определенными характеристиками при температуре от + 30С до — 30С.
  3. Правила чтения знаков препинания, предлогов и союзов. Заказчик может изменять общепринятые правила чтения знаков препинания. Например, формулировка «цвет плитки «серый» и «белый» будет означать,что поставщику нужно выбрать один из двух предложенных цветов. Часто этот прием используют, чтобы ограничить конкуренцию. Будьте внимательны.

Встречаются запутанные техзадания и запутанные инструкции.

Например, в электронном аукционе на модернизацию производственных помещений в Москве поставщикам в документации предлагалось выбрать класс арматурной стали — АI \ AIII. По инструкции заказчика символ «\» означает, что нужно выбрать и класс АI, и класс AIII. Далее шло уточнение марки: 35ГС; 25Г2С; 32Г2Рпс; Ст3кп; Ст3пс; Ст3сп.
Далее шло уточнение марки: 35ГС; 25Г2С; 32Г2Рпс; Ст3кп; Ст3пс; Ст3сп.

По инструкции символ «;» обозначал, что нужно выбрать только один из перечисленных вариантов. В соответствии с ГОСТом 5781-82 к классу стали АI можно применять только марки «Ст3кп, Ст3пс, Ст3сп», а к классу AIII только «35ГС, 25Г2С, 32Г2Рпс».

На запросы разъяснений заказчик отвечал уклончиво, и поставщик подготовил заявку, ссылаясь на ГОСТ. В итоге, заказчик ее отклонил.

Верно подготовить такую заявку невозможно. Иногда заказчики прячут техзадание среди других документов или предлагают его в некопируемом виде.

Скорее всего, этим они тоже хотят ограничить круг поставщиков.

Внутри организации

По форме заявки подразделяются на внутренние и внешние. Заявки внутри организации представляют собой деловые письма, составляются по случаю участия в определенных мероприятиях, планах, конкурсах или по поводу получения услуг от другой компании, учреждения.

Модификацией бывают документы, составленные для регистрации тех или иных прав, запросов на разрешение чего-либо в органы исполнительной власти. Документ-заявление составляется как по строго установленной форме, так и по определенным реквизитам. Документ, составленный в свободном формате, содержит информацию, которая важна для автора, исполнен в стиле, присущем просьбам.

Например, начинается заявка с обращения «Просим Вас», а далее излагается суть просьбы «принять участие, включить в состав, зарегистрировать и т.д.». Содержание такого документа насыщено дополнительными материалами касательно мероприятия, условий работы. В них делается упор на конкретные сведения:

  1. в какой форме представительство (слушателя или докладчика);
  2. рабочее место и должность;
  3. адрес, электронная почта, номер телефона;
  4. ФИО участника или участников;
  5. точное время проведения;
  6. название действия, операции;
  7. нуждается ли в гостиничном номере.

В запросе на оказание услуг указываются дополнительные сведения об авторе сверх тех, о которых известно из бланка письма.

Практикуется гарантийное письмо-заявка как разновидность делового отправления с просьбой выполнить что-либо, при этом гарантируется оплата в любой форме.

К разряду деловой документации относится письмо, подтверждающее получение информации, документов или других обязательств.

При необходимости подтвердить заблаговременную договоренность в письме излагается суть, при подтверждении получения документов – их название, перечень. Такие письма в конце могут содержать просьбу или предписание.

Гарантийные письма и письма-подтверждения сопровождаются ключевыми словами, формулами:

  • «Подтверждаем получение (указывается какое конкретное послание)».
  • «Подтверждаем замысел».
  • «Подтверждаем соглашение».
  • «С благодарностью подтверждаем» и т.д.

В конце письма-подтверждения можно выразить свою надежду, предложение нового или попросить о чем-нибудь.

Переписка квалифицируется по степени важности, по многим признакам относительно срочности, значимости в разрешении поднятых вопросов, положения автора и соответственно адресата, технологических особенностей средств передачи и обработки информативных данных, управленческого делопроизводства. Деловая переписка систематизируется по большому перечню предпосылок, оснований.
Деловая переписка систематизируется по большому перечню предпосылок, оснований.

Каждый этап создания деловых писем, их отправлений, применения соответствует решению конкретных утилитарных задач. Любая пересылка документации подразделяется на официальную или служебную переписку, а также личную.

В личных отправлениях со знаком «лично» в адрес организаций и учреждений может подразумеваться послание определенному лицу и носить исключительно личную заинтересованность, иметь закрытый характер. Подробнее о поступлении товаров и услуг рассказано в данной инструкции.

Порядок оформления заявки на закупку товара

Согласно законодательным требованиям, заказчик не вправе прописывать в о закупке и технической документации какие-либо требования к оформлению и форме подачи заявки по ч. 4 ст. 64 44-ФЗ.Но в составе документации заказчик может включить и примерную форму заявки на участие или свои рекомендации по оформлению , которых стоит придерживаться.

Заполнение заявки по предложенной заказчиком форме может гарантировать, что участник пропишет все необходимые заказчику данные для принятия решения о победителе торгов, и заявка не будет отклонена.Для участия в электронных закупках заявка подается в электронном формате и подписывается .Независимо от выбранного способа проведения торгов участникам следует прописать в заявке свое наименование (фирменное наименование, если такое имеется), а также контактные сведения: фактический и юридический адреса, контактный телефон.Для участия в открытом или двухэтапном либо в конкурсе с ограниченным участием, а также в закупке в форме электронного аукциона или запросе котировок поставщику нужно указать ИНН, несмотря на то, что данная информация может дублироваться в выписке из ЕГРИП или ЕГРЮЛ.Помимо ИНН, который присвоен компании, в закупочной заявке могут потребовать прописать ИНН ее учредителей или органа, созданного для участия в закупке.В поданной заявке на участие в торгах поставщик должен сделать свое предложение по цене контракта. Важно, чтобы предложенная цена уже включала , а также другие налоги и пошлины.

Указать стоимость товара без налога вправе только тот участник, который был освобожден от НДС (одновременно он должен предоставить документ-основание для освобождения от НДС: например, справку из ФНС о применении упрощенной системы налогообложения).В случае подачи заявки на участие в участнику нужно в первой части дать свое согласие на выполнение поставки нужных товаров или определенных работ. Когда предметом закупки становятся определенные работы и услуги, то участнику достаточно просто предоставить согласие на условия контракта.Если по лоту закупается определенный , то, помимо согласия, нужно прописать все его характеристики, составляющие, параметры и пр. Если информация о конкретном товаре в согласии отсутствует, то заявку от участника могут отклонить.

В отношении закупаемого товара участнику закупки следует привести такие сведения:

  1. показатели поставляемого товара, соответствующие установленным значениям (участник закупки может предложить только товары с улучшенными характеристиками, а не с теми, которые хуже запрашиваемых);
  2. наименование поставляемого товара;
  3. документы, которые подтверждают соответствие требованиям заказчика (например, с позиции гарантийных обязательств, условий поставки, описания выполняемых работ и пр.);
  4. количество поставляемого товара;
  5. товарный знак (при наличии);
  6. фотографии, эскизы, схемы товара – при необходимости.

В случае когда закупка предполагает выполнение работ из указанного материала, то участнику следует указать технические параметры произведенной продукции на выходе.

Также от могут потребовать наличия определенного опыта при реализации аналогичных контрактов, если такая возможность закреплена законодательно.Заявка на участие должна содержать указание на дату представления, а также номер контракта (ИКЗ), по которому она была оформлена.Когда заявка подается для участия в электронном аукционе, то она состоит из двух частей.

Также от могут потребовать наличия определенного опыта при реализации аналогичных контрактов, если такая возможность закреплена законодательно.Заявка на участие должна содержать указание на дату представления, а также номер контракта (ИКЗ), по которому она была оформлена.Когда заявка подается для участия в электронном аукционе, то она состоит из двух частей. В не должно содержаться никаких контактных сведений об участниках, она нужна для проверки соответствия требованиям поставляемых ими товаров.

Так, если заказчик требует предоставить заявку на фирменном бланке, то это можно рассматривать как нарушение законодательства.

Если первая часть заявки утверждается, то участник предоставляет со своими данными.

Закупка канцтоваров для офиса: правила оформления внешней заявки на канцтовары

Обычно приобретение канцелярских принадлежностей и бумаги производится на основании тендеров. Компании часто сотрудничают с поставщиками на постоянной основе, поэтому имеют установленный образец заявки на приобретение канцтоваров в офис. Тем не менее есть общие требования к содержанию внешних заявок:

  1. ✓ Там же указывается ФИО составителя и название отдела;
  2. ✓ В основной части: составляется таблица с техническим описанием товара (блокнот А5 в мягкой обложке 100 листов), либо с конкретным названием марки (блокнот Brauberg A5 – 20 шт.)
  3. ✓ Внизу заявки ставится подпись составителя и ее расшифровка, а также дата написания заявки.
  4. ✓ В шапке документа – обоснование закупки (зачем необходимы указанные товары: для хозяйственных или управленческих нужд, в связи с поломкой или израсходованием);

Этот документ должен быть составлен понятно и однозначно, чтобы в процессе поставок не возникло ошибок.

Узнайте, как правильно написать заявку на канцтовары, обратившись к образцу.

Как оформить заявку на товар

15 мая 2012 Автор КакПросто! В работе организации рутинная процедура оформления заявки на товар может повторяться достаточно часто.

Поданная в торговую организацию заявка позволяет заблаговременно зарезервировать товар на складе и обеспечить его своевременную поставку после того, как он будет оплачен полностью.

Статьи по теме:

Вопрос «как оприходовать обновление Kaspersky на 2 компьютера.???» — 1 ответ Инструкция 1 Перед тем как оформить заявку на товар, свяжитесь с компанией-продавцом. Узнайте, каким образом вы можете передать свою заявку: по телефону, факсом или отправить на адрес электронной почты.

Многие торговые компании имеют свои сайты на которых также может быть реализована возможность заполнения и отправки заявки.

Уточните время, когда принимаются заявки тем или иным указанным способом. 2 Каждая торговая организация может разработать свою форму бланка заявки. Но в любой из них будут предусмотрены такие обязательные для заполнения поля, как наименование вашей организации, фамилия и инициалы контактного лица, которое будет заниматься оформлением данной заявки, его телефон.

Кроме этого, вам необходимо будет указать спецификацию заказываемых товарных позиций, их модификацию, а также требуемое количество по каждой позиции. 3 При оформлении заявки вы как покупатель имеете право указать, имеется ли ценовое ограничение на заказываемые товары с указанием предельной стоимости каждого из них.

В том случае, когда поставка данных товаров имеет временное ограничение, укажите окончательную дату, до которой товар должен быть поставлен. Имеет смысл указать в заявке и то, что данная продукция предназначена для участия в тендере, если планируется его проведение.

4 После получения заявки менеджер компании-продавца обработает ее и, если у него возникнут какие-либо вопросы, свяжется с вами по контактному телефону, указанному в ней. Он сообщит вам также результат обработки вашей заявки по телефону, факсу или электронной почте. Обычно менеджер должен в любом случае связаться с вами по телефону и сообщить, если даже результаты обработки заявки были направлены вам по факсу или почтой.

Затем вам останется только подтвердить заявку, чтобы указанный в ней товар был зарезервирован на складе продавца.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+