Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Трудовое право - Правила заполнения трудовых книжек и типичные ошибки работодателя

Правила заполнения трудовых книжек и типичные ошибки работодателя

Что не подлежит исправлению?

Важно отметить, что запись об увольнении должна быть заверена печатью организации. Если этого не было сделано вовремя и далее следует информация о приеме на работу в другую организацию, то исправить уже не получится. Достаточно сложно будет уже вписать данные о лице, ответственном за ведение книжки на прежнем месте работы.

Поэтому подтвердить подлинность записи об увольнении возможно при помощи уточняющего документа.

Его необходимо запросить в организации, которая допустила ошибку.

Иначе подтвердить период работы там не преставится возможным. Ошибки в виде опечатки в титульном листе исправлять довольно сложно, поскольку есть указания, что исправления и дополнения вносятся на основании документов.

Поэтому многими кадровиками решается оставить все, как есть, если ошибка не критична.

Но тогда гражданину впоследствии придется доказывать, что документ принадлежит ему.

Поэтому ответственное лицо должно максимально внимательно заполнять титульный лист и давать ознакомиться с ним работника. Обращаем внимание, что трудовая книжка, в которой записи в титульном листе и сведениях о работе исправлены неправильно, считается недействительной.

Сложные случаи заполнения трудовых книжек

Вы здесь Опубликовано 2010-07-06 16:59 пользователем Кадровик и HR Журнал: Справочник кадровикаГод: 2009Автор: Янковая Валентина Федоровна Тема: Документы кадровой службы Рубрика: Кадровое делопроизводство Правила учета, хранения и заполнения трудовых книжек установлены рядом нормативных актов: Трудовым кодексом РФ (ст.

66, 309), постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225 «О трудовых книжках» (далее – постановление от 16.04.03 № 225) и постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

В Инструкции по заполнению трудовых книжек (далее – Инструкция) рассмотрены стандартные примеры оформления трудовой книжки.

Между тем на практике можно встретить разного рода ошибки, вызванные не только тем, что специалист по кадрам плохо знает положения нормативных документов, но и тем, что для тех или иных ситуаций нормативными актами не предусмотрено готового решения.

Рассмотрим наиболее типичные ошибки, встречающиеся в трудовых книжках. Первое, на чем нужно остановиться, это форма трудовой книжки.

В соответствии с ч. 1 ст. 66 ТК РФ основным документом о трудовой деятельности является трудовая книжка установленного образца. Граждане, прибывшие в Россию из ближнего зарубежья, нередко при устройстве на работу предъявляют трудовые книжки, заведенные в государствах – бывших республиках СССР.

Работники кадровых служб нередко принимают эти трудовые книжки, ставят их на учет и делают в них записи, что совершенно недопустимо. Владельцам таких трудовых книжек следует оформлять новые трудовые книжки и первой вносить запись о работе в РФ.

Поскольку трудовая книжка имеет определенную структуру: обложка, титульный лист, разделы «Сведения о работе», «Сведения о награждении», поговорим о некоторых сложных случаях оформления книжки в последовательности, отражающей ее структуру.

Инструкцией (п. 2.3) установлено: в случае изменения имени, фамилии, отчества, даты рождения старая запись зачеркивается одной чертой и записываются новые данные. При этом на внутренней стороне обложки трудовой книжки делаются ссылки на соответствующие документы, которые заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации.

В практике бывают ситуации, когда на внутренней стороне обложки, например если работник неоднократно изменял фамилию, уже недостаточно места для внесения ссылки на документ. Где в таком случае можно сделать эту запись?

Поскольку в Инструкции по заполнению трудовых книжек используется понятие «внутренняя сторона обложки» и при этом не оговаривается, что это должна быть внутренняя сторона обложки в начале трудовой книжки, полагаем, что можно использовать оборотную сторону в конце трудовой книжки и там сделать запись о документах, подтверждающих внесенное изменение. Нередко в трудовых книжках встречаются ошибки, связанные с неправильным внесением дополнений в строки «Образование» и «Профессия, специальность».

Нужно иметь в виду, что информация в этих строках не зачеркивается.

Если работник, к примеру, получил второе образование, следует поставить запятую после первой записи и дополнить ее новыми данными, например:

«Образование: среднее специальное, высшее профессиональное»

. То же самое относится и к внесению записей о новой профессии или специальности. Записи об образовании и о профессии или специальности следует делать только на основании документов об образовании.

Если работник учится в учебном заведении, например в вузе, следует записывать то образование, которое на данный момент может быть подтверждено документом об образовании. Делать запись «незаконченное высшее», если работник является студентом, нельзя.

В ситуации, когда работник, окончив три курса вуза, прекратил обучение, что подтверждается справкой установленного образца, выданной образовательным учреждением, в трудовую книжку вносится запись о неполном высшем профессиональном образовании, как это установлено Общероссийским классификатором информации о населении (ОКИН). При отсутствии у работника образования или профессии (специальности) в соответствующих позициях трудовой книжки не делается никаких записей. Записывать в качестве профессии или специальности должность, на которую принят работник, не допускается.

Как быть, если отсутствует печать организации, выдавшей трудовую книжку?

Серьезной ошибкой является отсутствие печати организации, выдавшей трудовую книжку, на титульном листе.

Трудовая книжка без печати организации признается недействительной. Во всяком случае, если вы в своей практике столкнетесь с такой ситуацией, лучше выдать работнику новую трудовую книжку, не перенося в нее записи из старой, а книжку без печати вернуть работнику, предупредив, чтобы он постарался получить справки из предыдущих организаций или из архива, подтверждающие его работу в этих организациях. Заполнение раздела «Сведения о работе» Наибольшее количество ошибок встречается в разделе трудовой книжки «Сведения о работе».

При приеме работника на работу в его трудовую книжку сначала вносится запись о наименовании организации, а затем собственно запись о приеме.

Следует обратить внимание, что нумеруются и датируются только записи о приеме, переводе, увольнении, об обучении на курсах по повышению квалификации, переквалификации и подготовке кадров, о присвоении разряда, классного чина и другие, а также записи об исправлении ошибочно внесенных записей. Запись о наименовании организации, так же как и записи о переименованиях организации, не нумеруются и не датируются.

При проставлении дат (число, месяц, год) в графе 2 записываются только цифры без точек.

Если работник принимается на работу впервые, нужно ли вносить в трудовую книжку запись о службе в армии, об обучении в школе, колледже, вузе?

У специалистов кадровых служб нередко возникает этот вопрос.

Ответ на него дают Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв.

постановлением от 16.04.03 № 225 (далее – Правила).
В трудовую книжку по месту работы согласно Правилам вносятся с указанием соответствующих документов записи:

    о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе», а также о времени службы в органах внутренних дел и таможенных органах; о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Следовательно, запись о службе в армии в трудовую книжку вносится, а записи об обучении в техникуме, колледже или вузе – нет.

Однако – обратите внимание – следует вносить записи об обучении работника на курсах повышения квалификации, переквалификации или подготовке кадров. При внесении записи о наименовании организации следует указывать ее полное официальное наименование и сокращенное наименование (если оно есть), которое помещается в скобках.

При внесении записи о наименовании организации следует указывать ее полное официальное наименование и сокращенное наименование (если оно есть), которое помещается в скобках. Кроме того, необходимо указать наименование филиала (представительства), если работник принимается на работу в филиал (представительство).

Кстати сказать При внесении записи об обучении работника на курсах повышения квалификации, переквалификации или подготовке кадров необходимо руководствоваться постановлением Правительства РФ от 26.06.95 № 610. Им утверждено Типовое положение об образовательном учреждении дополнительного профессионального образования (повышения квалификации) специалистов и установлены виды и форма документов государственного образца для лиц, прошедших повышение квалификации и профессиональную переподготовку. В соответствии с этим постановлением к повышению квалификации относится обучение по программе в объеме от 72 до 100 часов (краткосрочное повышение квалификации) и по программе в объеме свыше 100 часов, а к профессиональной переподготовке относится обучение по программе в объеме свыше 500 часов В трудовую книжку в обязательном порядке следует вносить записи о переименованиях организации: при этом в графе 3 указывается старое название организации (полное и сокращенное), дата переименования, новое название организации (полное и сокращенное, если оно предусмотрено уставом), а в графе 4 указывается документ-основание (приказ или распоряжение руководителя данной или вышестоящей организации).

Если запись о переименовании организации не внесена, а после переименования в трудовую книжку уже вносились другие записи, как исправить ситуацию?

Такая ошибка весьма распространена. К сожалению, Инструкция не устанавливает порядка внесения пропущенной записи. На наш взгляд, будет вполне разумным после последней записи (на момент установления пропуска) внести запись о переименовании организации по правилам, названным выше.

При внесении записи о приеме на работу указываются: порядковый номер записи, дата приема, должность и подразделение, в которое принят работник, основание (дата и номер приказа или распоряжения). При этом нужно иметь в виду: подразделение может не указываться, если должность, на которую принят работник, «не привязана» к конкретному структурному подразделению. Это прежде всего касается должностей руководителей организаций, заместителей руководителя, главных специалистов (главный инженер, главный энергетик и др.), а также относится к случаю, когда структурное подразделение не названо в трудовом договоре с работником.

Это же правило относится и к записям о переводе. Нужно ли вносить запись о работе по совместительству?

Такие вопросы нередко возникают у специалистов по кадрам. Во-первых, нужно иметь в виду, что записи о совместительстве вносятся по желанию работника (п. 3.1 Инструкции). Во-вторых, записи о работе по совместительству производятся по основному месту работы на основании документов, которые предоставит работник.

При этом кадровика не должно волновать то, что в трудовую книжку, например, внесена запись о приеме на работу по совместительству, но нет записи об увольнении с этой работы, или то, что запись о приеме по совместительству сделана в одной организации, а запись об увольнении с работы по совместительству делается в другой организации.

Это вполне возможно, если работник за это время поменял основное место работы. Как правильно оформить ситуацию, когда работник, работавший в организации по совместительству, переходит в эту организацию на основную работу? При внесении таких записей возможны ошибки.

Нередко этот переход оформляют как перевод, делая в трудовой книжке запись о переводе, что неверно. В подобной ситуации должно быть оформлено увольнение работника с работы по совместительству, а затем его прием на основную работу. При этом в трудовой книжке, если в ней не было записи о его работе по совместительству, будут только записи об увольнении с предыдущего основного места работы и о приеме на новое основное место работы.

Записи об увольнении При внесении записей об увольнении нужно помнить следующее. В соответствии с изменениями, внесенными в ТК РФ Федеральным законом от 30.06.06 № 90-ФЗ

«О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании не действующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации»

, запись об основании и причине увольнения следует делать со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт ТК РФ. Например:

«Уволен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»

или «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Однако если уже после вступления в силу названного Федерального закона в трудовую книжку были внесены записи без указания части статьи, не нужно это рассматривать как серьезную ошибку и исправлять внесенную запись. Такие ошибки рассматриваются как технические и не меняют сути внесенной записи.

Кроме того, при внесении записей об увольнении (прекращении трудового договора) нужно учитывать, что согласно п. 5.6 Инструкции

«при расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием этих причин»

. Например:

«Уволена по собственному желанию в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»

.«Уволен по собственному желанию в связи с выходом на пенсию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Запись об увольнении в соответствии с п.

35 Правил заверяется подписью работника кадровой службы, осуществляющего ведение, учет и хранение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника, за исключением случаев, когда это невозможно сделать.

При этом не нужно подпись работника дополнять еще какими-либо записями («С записями ознакомлен» и др.). Правила этого не требуют, должна быть просто подпись работника. Подписью работника кадровой службы и печатью заверяется также раздел «Сведения о награждениях» (в трудовых книжках старого образца – «Сведения о поощрениях»).

Подпись работника в этом разделе также нужна. При оформлении раздела «Сведения о награждениях» нужно иметь в виду, что в этот раздел вносятся все виды поощрений и награждений, а именно:

    награждение государственными наградами, в т. ч. присвоение государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений; награждение почетными грамотами, присвоение званий и награждение нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимые организациями; другие виды поощрения, предусмотренные законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

Пунктом 25 этих же Правил установлено, что записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Уничтожение бланков трудовой книжки (вкладышей).

Если при заполнении трудовой книжки бланк был испорчен, либо бланки устарели организация имеет право уничтожить такие бланки создав при этом соответствующий акт:АКТ УТВЕРЖДАЮГенеральный директор«___»_____________200___г №_______ _________________________(подпись)Москва __________________________Об уничтожении бланков трудовых книжек (расшифровка подписи)«__»_________200___г.М.П.Составлен комиссией:Председатель: главный бухгалтер О.П. ИвановаЧлены комиссии:бухгалтер К.И.Тихоновсекретарь В.Е.Павловаспециалист отдела кадров Г.И.ПахомоваСоставили настоящий Акт в том, что за период с 01.01.2006 по 31.12.2006 в Открытом акционерном обществе «Севертрест», учреждения или организации) испорчено по причине________________________________________________________________________________(указать подробную причину порчи)5 (пять) » штук бланков трудовых книжек и 3 (три) вкладыша к трудовым книжкам со следующими серийными номерами: Вид документа Серийный номер Трудовая книжка Трудовая книжка Трудовая книжка Трудовая книжка Трудовая книжка Вкладыш к трудовой книжке Вкладыш к трудовой книжке Вкладыш к трудовой книжке которые 15 января 2006 г. уничтожены путем специального оборудования для уничтожения документов (название, серия, марка).Акт составлен на списание испорченных бланков трудовых книжек (или вкладышей к ним) с подотчета Открытого акционерного общества«Севертрест».,Подписи:Председатель: Подпись О.П.

ИвановаЧлены комиссии:Подпись К.И.ТихоновПодпись В.Е.ПавловаПодпись Г.И.Пахомова

Заполнение трудовой книжки при увольнении

Информация об увольнении сотрудника вносится в раздел «Сведения о работе». Делается это следующим образом. В графе 1 указывается номер записи (следующий по порядку после номера, присвоенного предыдущей записи).

В графу 2 вносится дата увольнения, указанная в соответствующем приказе (можно использовать унифицированную форму № Т-8).

Отметим, в некоторых случаях дата увольнения может не совпадать с датой издания приказа.

Например, такое возможно при отпуске с последующим увольнением или при . В графу 3 нужно вписать причину и основание увольнения.

Все данные переносятся из приказа.

Основание увольнения вносится так, как оно записано в ТК РФ или ином федеральном законе со ссылкой на статью, часть статьи, пункт статьи (ч. 5 ст. ТК РФ). ВАЖНО. В трудовой книжке допустимы следующие записи: «Уволен», «Трудовой договор прекращен» или «Трудовой договор расторгнут». Это связано с тем, что полное название унифицированной формы приказа звучит так: Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении).

А значит, термины «увольнение», «прекращение» и «расторжение» трудового договора являются равнозначными. В графу 4 надо внести данные о реквизитах приказа об увольнении (наименование, номер и дату издания).

После того, как сделана отметка об увольнении, надо заверить все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы сотрудника.

Для этого в графе 3 раздела «Сведения о работе» на строчке, следующей за той, в которой указана причина увольнения, проставляется подпись сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, с указанием его должности.

Если у организации или ИП есть печать, эта подпись заверяется соответствующим оттиском.

На следующей строчке должен поставить свою подпись увольняемый работник Примеры записей об увольнении Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи Трудового кодекса Российской Федерации.

Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи Трудового кодекса Российской Федерации. Уволен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи Трудового кодекса Российской Федерации. Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с выходом на пенсию, пункт 3 части первой статьи Трудового кодекса Российской Федерации.

Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с выходом на пенсию, пункт 3 части первой статьи Трудового кодекса Российской Федерации. Трудовой договор прекращен в связи с отказом работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора, пункт 7 части первой статьи Трудового кодекса Российской Федерации. Уволен в связи с отказом работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, пункт 8 части первой статьи Трудового кодекса Российской Федерации.

Трудовой договор расторгнут в связи с ликвидацией организации, пункт 1 части первой статьи Трудового кодекса Российской Федерации. Уволен в связи с сокращением штата работников индивидуального предпринимателя, пункт 2 части первой статьи Трудового кодекса Российской Федерации.

Как внести запись об увольнении

Согласно приказу нанимателя, в трудовую вносится запись (именно в том виде, который есть в приказе, без сокращений). Указывается основание увольнения (), например:

«Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»

. Пример заполнения трудовой книжки по данному основанию представлен чуть ниже.

Если расторжение трудовых отношений имеет иные причины, например утрата доверия, то ссылка на статью поменяется, запись будет следующего содержания:

«Трудовой договор расторгнут в связи с совершением виновных действий работником, непосредственно обслуживающим товарные ценности, дающих основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя, пункт 7 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации»

.

Вне зависимости от причины ухода работника знакомят с этой записью и выдают бланк документа на руки.

Запись заверяется подписью руководителя (или уполномоченного лица) с расшифровкой, ставится печать предприятия (при условии, что она есть).

В знак ознакомления с записью работник также ставит в бланке свою подпись, указывает фамилию и инициалы. Расшифровка подписи — важный момент, так как фамилия должна совпадать с указанными на титульнике данными. После этого работник расписывается в книге (некоторые называют ее журналом) учета движения трудовых и вкладышей к ним.
После этого работник расписывается в книге (некоторые называют ее журналом) учета движения трудовых и вкладышей к ним. Правильное заполнение трудовой книжки (2019) исключительно важно, особенно в свете последних реформ пенсионного законодательства.

ПФР не примет в работу документы, оформленные неправильно, или просто не зачтет период работы человека, оформленный с ошибками.

Когда-нибудь мы все выйдем на пенсию, и не хочется это время тратить на исправление чужих ошибок.

Трудовая книжка, заполнение, не ограничивается заполнением титульного листа и раздела о работе, трудовая содержит еще один раздел — сведения о награждениях и поощрениях.

Ошибки в трудовых книжках: выявить и исправить!

Вы здесь Опубликовано 2014-02-04 16:46 пользователем hrconsul «Кадровик.

Кадровое делопроизводство», 2013, N 1 ОШИБКИ В ТРУДОВЫХ КНИЖКАХ: ВЫЯВИТЬ И ИСПРАВИТЬ! Наверное, редко найдется трудовая книжка работника, в которой не допущено ни одной ошибки, не имеется ни одного недочета.

Автор обращает внимание на типичные ошибки, встречающиеся на практике, советует, как их вовремя исправить.

Количество ошибок в трудовых книжках, как показывает практика, превышает все мыслимые пределы. А ведь это — основной документ о трудовой деятельности работника!

Если кадровики допускают ошибки в основном документе, то о других документах по личному составу уже и говорить не приходится.

Достаточно во время проверки открыть одну-две трудовые книжки сотрудников, и работу кадровика уже можно оценить, не проверяя все прочее. Вот и у работника тоже имеется возможность оценить профессионализм бывших коллег-кадровиков, когда во время очередного собеседования при трудоустройстве работник службы персонала ему заявляет: «В вашей трудовой книжке ошибка на ошибке!». Многих граждан такое замечание повергает в ужас.

Однако на самом деле обстоятельства складываются в пользу владельца трудовой книжки: его должно обрадовать, что наконец-то на его трудовом пути встретился квалифицированный специалист, который с ходу выявил, что основной документ о трудовой деятельности не в порядке. Ведь до этого, по-видимому, никто из кадровиков не замечал многочисленных нарушений правил заполнения трудовой книжки этого гражданина либо, не желая его огорчать, об ошибках вслух не говорил. Между тем, как показывает практика, исправление ошибок должно быть сделано как можно более оперативно.

Ведь подобные упущения в работе кадровых служб грозят обернуться многочисленными проблемами для владельцев трудовых книжек в будущем.

Приходится констатировать тот факт, что в последнее десятилетие количество ошибок в трудовых книжках работников приобрело небывалый размах. Причем не стоит думать, что кадровик с 20-летним стажем все сделает грамотно.

Кадровикам «старой закалки» свойственна одна особенность: при заполнении трудовых книжек они «не замечают» (или не желают этого замечать?), что законодательство не стоит на месте, а ежедневно меняется. И те правила, которые они применяли 20 лет назад, уже давно не действуют, а они все еще продолжают их применять.

Так, в 2003 г. были приняты сразу два нормативно-правовых акта, касающиеся порядка ведения трудовых книжек: — Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, далее — Правила ведения трудовых книжек), последняя редакция от 19.05.2008; — Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Важно помнить, что законодательная база по вопросам работы с трудовыми книжками названными выше двумя нормативными документами не ограничивается.

До настоящего времени не отменены, а потому продолжают применяться в порядке, установленном ст.

423 Трудового кодекса РФ: — Постановление Совета Министров СССР от 21.04.1975 N 310 «О трудовых книжках колхозников» (ред. от 15.08.1990); — Постановление Совета Министров СССР и ВЦСПС от 06.09.1973 N 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих» (ред. от 15.08.1990). Никогда не поздно провести аудит трудовых книжек, выявить и исправить допущенные ошибки.

Общие правила Откроем трудовую книжку и сначала проверим, соблюдены ли общие правила ее заполнения. Все записи в трудовых книжках производятся перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета.

Не допускается использование зеленой, красной пасты: такие «художественные излишества» неуместны в этом сугубо деловом документе.

Запрещается сокращать какие-либо слова.

Например, нельзя употреблять сокращения вроде «пр.» вместо «приказ», «ОК» вместо «отдел кадров», «ТК» вместо «Трудовой кодекс», «ст.» вместо «статья» и т.

д. Приходится признать, что подобными сокращениями и прочими аббревиатурами пестрят практически все трудовые книжки. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (причем число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Например, если работник принят на работу 1 декабря 2012 г., в трудовой книжке делается запись: «01.12.2012».

Титульный лист Самой «трудноисправимой» ошибкой на первом листе трудовой книжки считается отсутствие подписи лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, и печати организации (печати кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

Восстановить такой пробел через некоторое время становится практически невозможно: некомпетентный кадровик может уволиться, печать может быть уничтожена, фирма исчезнуть и т. д. В своем Письме от 28.08.2008 N 0807-1 Роструд рассуждает об этой проблеме так:

«.Полагаем, что отсутствие печати на титульном листе трудовой книжки при условии, что все записи о трудовой деятельности внесены правильно, не является автоматически основанием для признания трудовой книжки недействительной»

.

В случае если печать организации отсутствует и местонахождение организации неизвестно, с нашей точки зрения, работнику для избежания в дальнейшем каких-либо конфликтных ситуаций следует обратиться в архив города, в котором находилась организация, и запросить копию приказа о приеме на работу или другие документы, подтверждающие факт существования данной организации, либо в суд в порядке особого производства с заявлением об установлении факта работы в организации, где должна была быть поставлена печать (факта, имеющего юридическое значение). При этом работодатель в случае обращения к нему, полагаем, должен оказать необходимую помощь.

Кроме этого, Пенсионный фонд РФ в своей деятельности руководствуется, в частности, Правилами подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.07.2002 N 555 (ред.

от 20.07.2011): в соответствии с п. 34 Правил период работы и иной деятельности после регистрации гражданина в качестве застрахованного лица подтверждается на основании сведений индивидуального персонифицированного учета.

Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ

«Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»

(ред.

от 03.12.2011, с изм. и доп.), в котором закрепляется обязанность страхователя представлять в соответствующий орган Пенсионного фонда Российской Федерации сведения о работающих у него застрахованных лицах, вступил в силу на территории Российской Федерации с 1 января 1997 г.

Таким образом, для целей пенсионного обеспечения после указанного периода времени первичным является наличие сведений индивидуального персонифицированного учета. Очень часто кадровики допускают ошибки на титульном листе уже при первичном заполнении трудовой книжки. Практически всегда это происходит от невнимательности сотрудника отдела кадров либо от его нежелания сверить вносимые данные с удостоверяющими их документами.

Практически всегда это происходит от невнимательности сотрудника отдела кадров либо от его нежелания сверить вносимые данные с удостоверяющими их документами. Нередко кадровики вносят сведения со слуха, а потому искажают фамилию владельца трудовой книжки, профессию и т. д.

«Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта»

, — гласит п.

42 Правил ведения трудовых книжек. Но практически всегда кадровик по первому месту работы, желая скрыть свои «грехи», вопреки законам все же выдает работникам «забракованную» трудовую книжку, заведомо зная, что документ содержит неисправимую ошибку и создаст им массу проблем в будущем. Нормативно-правовые акты о порядке ведения трудовых книжек содержат лишь указания о том, как исправить на титульном листе правильно внесенные личные данные на другие в случае их смены в результате вступления в брак, изменения паспортных данных и т.

п. А вот как исправить неправильные записи, ни одна инструкция, конечно, не рассказывает, рассчитывая на то, что перед заполнением документа работник кадровой службы все же удосужится прочитать установленные правила. Увы! На практике такое происходит далеко не всегда.

Если работник менял фамилию в связи с изменением семейного статуса, проследите, чтобы были внесены соответствующие правки на титульный лист. Одной чертой (ручкой, не карандашом!) зачеркивается прежняя фамилия и записываются новые данные. Но это еще не все: ссылка на соответствующий документ делается на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации.

Если работник получил высшее образование, то прежняя ступень образования не вычеркивается из его жизни и, соответственно, из его трудовой книжки: дополнение записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей без зачеркивания ранее внесенных записей. При этом Инструкция по заполнению трудовых книжек не обязывает кадровика дополнительно удостоверять внесенные изменения и делать отметки на внутренней стороне обложки (как это мы видели в случае изменения фамилии).

Сведения о работе А вот в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки зачеркивание (замазывание, заклеивание) ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается. Если кадровиком внесена неправильная запись (например, содержащая неверные фактические данные), то исправление производится единственно допустимым способом: путем признания этой записи недействительной.

Допустим, в трудовой книжке следовало написать:

«Принята в административный отдел на должность секретаря»

.

Но невнимательный специалист кадровой службы указал:

«Принята в административный отдел на должность администратора»

. Исправить такую ошибку нужно так.

В графе 1 указывается очередной порядковый номер записи. В графе 2 проставляется не дата первоначальной записи, а дата исправления ошибочной записи, даже если между ошибкой и ее исправлением прошло значительное время.

В графе 3 указывается: «Запись за номером таким-то недействительна. Принята в административный отдел на должность секретаря».

Если ошибка обусловлена невнимательностью кадровика, а приказ содержит верные сведения, то в графе 4 повторяются дата и номер этого приказа. Если же ошибка закралась в сам распорядительный документ, то сначала необходимо признать недействительным приказ, оформить новый приказ и только затем перенести дату и номер нового документа в графу 4.

Если кадровик хотя бы один раз испортил трудовую книжку тем, что внес запись об увольнении или переводе на другую постоянную работу, которая впоследствии была признана недействительной, то по письменному заявлению работника он обязан выдать дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной. До внесения записи о приеме на работу в графу 3 записывается в виде заголовка наименование организации. Типичной ошибкой является то, что многие кадровики указывают либо только полное наименование, либо только сокращенное.

Между тем Инструкция по заполнению трудовых книжек требует, чтобы было указано и полное, и сокращенное (при его наличии) наименования. Причем наименование работодателя следует указывать в точности с тем, как оно указано в учредительных документах.

В графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, согласно которому работник принят на работу, затем указываются сначала его дата и только затем номер.

При внесении записи о приеме на работу никакие условия труда, кроме конкретного наименования структурного подразделения организации (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор) и наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, не вносятся. Так, ошибочным является указание в трудовой книжке на то, что работник принят с испытательным сроком, на неполный рабочий день и т. п. Почему-то по-прежнему кадровики пишут лицам, принятым на условиях срочного трудового договора, в трудовые книжки: «Принят временно.», хотя такое уточнение нормативно-правовыми актами о порядке ведения трудовых книжек не предусмотрено.

В трудовую книжку вносятся сведения только о переводах на другую постоянную работу. Сведения о переводах временного характера, о совмещении профессий (должностей), о замещении временно отсутствующего работника, об отпусках всех видов в документ не вносятся.

Если у работника есть желание в будущем иметь доказательства, что он успешно замещал заболевшего начальника или работал по другой профессии (должности), то он вправе обратиться к работодателю с письменным заявлением о выдаче справки либо получении заверенных копий приказов соответствующего содержания. Вкладыш в трудовую книжку вшивается тогда, когда в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, например «Сведения о работе».

Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

Чтобы вкладыш не потерялся, кадровик должен его именно вшить (не приклеить и не вложить) в трудовую книжку. При выдаче каждого вкладыша на титульном листе трудовой книжки ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша.

Если кадровик не захотел утруждать себя тем, чтобы заводить вкладыш, а продолжил вносить сведения о работе в раздел «Сведения о награждении», то это является грубой ошибкой и работнику необходимо немедленно требовать переносить все записи о работе во вкладыш. Заверение трудовой книжки Заверять подписью кадровика и печатью организации каждую внесенную запись в трудовую книжку нормативно-правовые акты о порядке ведения трудовых книжек не обязывают: наоборот, это является ошибкой.

Кадровик (другое уполномоченное приказом лицо) расписывается только один раз — после внесения записи о прекращении трудового договора.

Равным образом всего один раз ставится печать. Свою подпись в трудовую книжку вправе ставить только то лицо, на которое данное полномочие возложено приказом.

Этого требует п. 35 Правил ведения трудовых книжек. Таким образом, даже должностная инструкция, содержащая перечисление обязанностей кадровика (в том числе обязанности по ведению трудовых книжек), не может заменять собой указанный приказ.

Соответственно, если временно (по причине ухода в отпуск, болезни и пр.) то лицо, которое уполномочено ставить подпись в трудовых книжках согласно приказу, отсутствует, возникает необходимость издать другой приказ о назначении временно ответственным за трудовые книжки еще кого-то из сотрудников.

Запись об увольнении В записи о прекращении трудового договора основание увольнения должно быть указано в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи закона. Как замечает в своем Письме от 04.05.2009 N 1173-6-1 Роструд, использование формулировки «Уволен по собственному желанию» в трудовой книжке не противоречит ч.

5 ст. 84.1 Трудового кодекса РФ, поскольку основная мысль данной нормы заключается в том, чтобы запись в трудовой книжке четко передавала причину прекращения трудового договора, указанную в соответствующей статье Кодекса.

Исключительно формальный подход при применении ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ может привести к неоднозначному толкованию записей, их противоречию здравому смыслу.

В частности, в этом случае вызывает затруднение изложение в заявлении работника формулировки увольнения.

Формулировка «Уволен по собственному желанию» четко передает причину прекращения трудового договора и соответствует многолетней практике ведения трудовых книжек правоприменителями.

В Правилах ведения трудовых книжек понятия «увольнение» и «прекращение трудового договора» употребляются как тождественные. В связи с этим допускается возможность указания в трудовой книжке как фразы «Уволен», так и «Трудовой договор прекращен» (например, когда трудовой договор прекращает свое действие в результате смерти работника). Вместе с тем многолетняя практика ведения трудовых книжек выработала подход, согласно которому в трудовой книжке, как правило, употребляется слово «уволен».

Учитывая изложенное, при прекращении трудового договора по инициативе работника запись в трудовой книжке производится примерно следующего содержания:

«Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»

. При получении трудовой книжки при увольнении вручите работнику трудовую книжку в открытом виде на той странице, где была внесена последняя запись, чтобы работник не сразу убрал документ в сумку, а взглянул на те записи, которые были ему внесены.

Попросите работника перечитать все записи, перепроверить даты, нумерацию и т. п. И если все сведения внесены правильно, то работник должен расписаться непосредственно в трудовой книжке, а не на отдельном листочке, как это делали раньше. Роструд настоятельно рекомендует (см.

Письмо от 04.05.2009 N 1173-6-1) подпись работника ставить под подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек. При этом работнику целесообразно делать расшифровку своей подписи. Если же работник обнаружил ошибку, немедленно признайте ее и примите меры к исправлению «по горячим следам», чтобы по новому месту работы новый кадровик не восклицал, оценивая ваш профессионализм: «В этой трудовой книжке ошибка на ошибке!».

Библиографический список 1. Галкина Е.

Трудовая книжка: работа над ошибками // Кадровик. Кадровое делопроизводство. 2011.

N 5. Л. Французова Юрист по трудовому праву ООО «Кадровый Холдинг «Бета Пресс» Подписано в печать 03.12.2012 Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Начало заполнения. Ответственное лицо

Кадровая работа — кропотливое дело, требующее большого внимания и сосредоточенности. С целью отсутствия ошибок и консолидации опыта, на предприятиях и в фирмах создаются отделы кадров.

Они точно знают, как правильно заполнить акт персонифицированного учета, ведь это относится к их непосредственной юрисдикции. Помимо ее ведения, кадровики отвечают за их своевременное создание и выдачу.

Самостоятельное заполнение недопустимо, кроме моментов, когда в одном лице совмещена кадровая функция и необходимость внести изменения (например, строка о поощрении главного бухгалтера). В случае с ситуация ненамного отличается.

Бизнесмен самостоятельно вносит записи для того работника, который был связан с ним рабочими отношениями более пяти дней. А самое главное, работодатель должен не забывать о страховых отчислениях и правилах ведения акта персонифицированного учета. Для сведения! У самого ИП в трудовую книжку изменений не вносится.

В соответствии с законом, она хранит в себе лишь записи о трудовой деятельности. Предпринимательская к таковой не относится. Если данное лицо прекращает свою деятельность, будущий работодатель не вносит сведения о старой работе.

И только один тип нанимателей в соответствии с законом не обязан вести документарный контроль своих работников.

Это физические лица, которые обеспечивают других граждан трудоустройством. Такая норма прописана в ТК РФ.

Заполненный титульный лист трудовой книжки 2021 года

Что делать, когда работник меняет персональные данные?

Не выкидывать же книжку. Да, этого делать не нужно, для этого случая законодательством предусмотрена возможность внесения изменений: старые данные работника на титульной странице аккуратно зачеркиваются (речь о Ф.И.О.), а на развороте трудовой вписываются новые сведения. Заверяем эту запись своей подписью с расшифровкой (если есть печать, ее тоже ставим).

Более подробно, как заполнять трудовую книжку 2021 году в этом случае, написано в разделе III правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Необходимо иметь в виду и помнить, что исправление записей на титульном листе и в остальных разделах трудовой осуществляется разными способами.

Дубликат трудовой книжки

Дубликат оформляется при потере трудовой или при ее порче.

Если в это время документ был у работника, то для восстановления он должен обратиться к последнему работодателю. Чтобы дубликат оформили, нужно подать соответствующее заявление, которое должно быть рассмотрено в течение не более 15 дней. Дополнительно у работника могут попросить документы, свидетельствующие о его предыдущих местах работы.

В новой трудовой на титульном листе сверху должно быть написано «Дубликат». Дальнейшее заполнение происходит стандартно.

Все данные о предыдущих местах работы заполняются на основе предоставленных работником документов.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+