Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Трудовое право - Срок хранения трудовой книжки у работодателя после увольнения работника

Срок хранения трудовой книжки у работодателя после увольнения работника

Срок хранения трудовой книжки у работодателя после увольнения работника

Сколько хранятся трудовые книжки не полученные работником?

Российским Трудовым кодексом предусмотрена следующая процедура. В день увольнения (он же является последним рабочим днем) сотрудник приходит в кадровую службу, подписывает приказ об увольнении и получает на руки свою трудовую книжку со всеми необходимыми записями. Если же он не появился либо пришел, но отказывается забирать трудовую, то кадровик должен отправить увольняющемуся письмо, чтобы тот приехал за документами или согласился на получение ТК по почте.

Нарушение было выявлено в ходе проверки расходов на выплату пособия по беременности и родам.

Они не возместили организации выплаченную сотруднице сумму денег в связи с тем, что работодатель не смог представить копию трудовой книжки работницы. Без этой копии специалисты ФСС не смогли проверить правильность исчисления страхового стажа для назначения пособия. Однако на тот момент сотрудница уже уволилась из организации, поэтому работодатель не согласился с позицией Фонда.

Но в ФСС настаивали, что в Правилах подсчета и подтверждения страхового стажа, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.07 № 91, основным документом, который может подтвердить периоды работы гражданина по трудовому договору, является трудовая книжка. А для назначения и выплаты пособия необходимо предоставить документы, подтверждающие периоды работы.

Поскольку в распоряжении проверяющих были другие документы, подтверждающие право работодателя на возмещение выплаченной им суммы пособия, а именно: листок временной нетрудоспособности и расходные документы на выплату пособий.

Продолжительность страхового стажа сотрудницы указана в расчете, сделанном на больничном листе в момент назначения работодателем пособия. Эти данные были взяты из оригинала трудовой книжки сотрудницы, которая, безусловно, является документом, подтверждающим ее стаж.

Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter».

Поэтому необходимо хранить копии трудовых сотрудников, которым выплачивались пособия за счет средств ФСС, даже если они уже больше не работают. Однако арбитражный суд с позицией ФСС не согласился и поддержал работодателя.

Арбитры указали, что в пункте 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек сказано: Трудовые книжки, не полученные работниками при увольнении, хранятся до востребования у работодателя в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством об архивном деле. Очевидно, что в данном случае речь не идет о том, что работодатели обязаны хранить копии трудовых книжек после увольнения работников.

Таким образом, требование ФСС о предоставлении копии трудовой книжки уволенной сотрудницы признано неправомерным.

Подробно как правильно сделать копию трудовой книжки по этой ссылке https://otdelkadrov. online/4975-pravila-oformleniya-obrazets-kopii-trudovoi-knizhki Хранение трудовой книжки ответственным лицом Порядок ведения и хранения трудовых книжек предусматривает назначение одного или нескольких кадровых специалистов, уполномоченных работать с этими документами.

На практике небольших предприятий на эту должность назначаются работники из других отделов. Работодатель самостоятельно выбирает ответственное лицо, после чего издает Приказ о его назначении.

В таблице указанны штрафы за нарушение правил ведения, учета и хранения трудовых книжек Ответственное лицо Размер штрафа Должностное лицо или предприниматель от 1 тыс. до 5 тыс. руб. Юридическое лицо от 30 тыс.

до 50 тыс.

  1. Выдача трудовой книжки
  2. Хранение трудовой книжки ответственным лицом
  3. Сроки хранения трудовых книжек на предприятии
  4. Место хранения трудовой книжки у работодателя

Трудовая книжка – это документ, содержащий информацию о трудовой деятельности и стаже работника. Она необходима для официального трудоустройства и оформляется, если сотрудник проработал на предприятии свыше 5 дней. В трудовую книжку вносятся сведения о работодателе, работнике, занимаемой им должности, наградах, переводах и увольнениях.

Трудовая книжка существует в России с 1939 года.

При этом форма ее несколько раз изменялась и в данный момент используется трудовая книжка образца 2004 года, форма которой утверждена Правительством РФ.

К работодателю, оформляющему трудовую книжку, предъявляется несколько требований.

Источник: http://redtailer.ru/skolko-let-hranit-kopii-trudovyh-knizhek-na-predpriyatii-uvolennyh/

Как получить при отправке по почте?

В соответствии с в случае, если в день увольнения сотрудник не явился на работу, трудовая книжка может быть направлена в его адрес по почте. Работодатель должен помнить о том, что направление данного документа по почте возможно только с письменного согласия его владельца.

Поэтому предварительно в адрес уволенного лица следует направить соответствующее уведомление.При этом, начиная с момента отправки такого извещения, с работодателя снимается ответственность, связанная с задержкой выдачи трудовой книжки.

Если сотрудник не против отправления ему трудовой книжки по почте после того, он должен направить в организацию письменное согласие на использование такого способа доставки документа.

После того, как работодатель получит официальное согласие, он вышлет трудовую заказным письмом. Документ можно забрать прямо на почте или заказать доставку на дом.

С работодателем можно договориться о доставке курьерской службой.

Как получить по почте?

При направлении уведомления о необходимости явки за получением трудовой книжки в офис компании или получения согласия на отправку документа по почте, следует правильно оформить получение.

По извещению работник должен явиться в отделение почтовой связи и получить письмо. Трудовая книжка изымается из письма сотрудником самостоятельно. Уведомление заполняется, проставляется подпись в получении и осуществляется его отправка на адрес предприятия в подтверждение выемки письма с документацией.
Уведомление заполняется, проставляется подпись в получении и осуществляется его отправка на адрес предприятия в подтверждение выемки письма с документацией.

Если в течение длительного времени сотрудник не является в почтовое отделение, то трудовая книжка хранится до востребования. При истечении сроков она возвращается на предприятие, куда должен явиться работник для ее получения.

В ином случае он должен отправить другое заявление с просьбой выслать документ по другому адресу его пребывания.

Как выдать трудовую книжку или СТД-Р при последующем обращении

Сотрудник может явиться и попросить выдать трудовую книжку после даты увольнения ему лично, не дав согласие на пересылку.

В этом случае он должен написать соответствующее заявление, а работодатель передать ему документ в течение 3-х рабочих дней с даты обращения.

Заявление составляют в произвольной форме. Оно обязательно должно включать:

  • Намерение получить трудовую книжку, выраженное письменно.
  • Дату написания и роспись бывшего сотрудника.

Также в нем может быть указан день, когда гражданин готов явиться за книжкой.

Аналогично составляют заявление на получение . Однако в нем работник вправе указать, в каком виде он желает ее получить – в бумажном или электронном.

История трудовых книжек

Впервые трудовые книжки стали использоваться в Англии и Франции.

Их основной функцией было дисциплинарное воздействие на работников. Прототип современной трудовой книжки существовал и в дореволюционной России.

Он представлял собой стандартный формулярный список, состоящий из 15 граф. Так, в первой из них указывались имя, отчество, фамилия, чин, должность, возраст, вероисповедание и размер зарплаты. Вторая графа предназначалась для сведений о социальном происхождении. Далее указывалась информация о недвижимом имуществе самого чиновника, его жены или его родителей, а также происхождение этого имущества.

Далее указывалась информация о недвижимом имуществе самого чиновника, его жены или его родителей, а также происхождение этого имущества.

Сведения об образовании лица, а также о том, когда и в каком чине начал службу, принимал ли участие в военных действиях, привлекался ли к суду, должны были отражаться в формуляре. Кроме того, в нем обязательно указывалась информация о семейном положении чиновника, в том числе даты рождения детей, их вероисповедание и место жительства.

Была в формулярном списке и специальная графа для информации о том, способен ли чиновник продолжать службу и достоин ли он повышения. Здесь же указывались и сведения об отпусках и о том, вовремя ли чиновник из них возвращается. Примечательно, что государство интересовалось карьерными достижениями лишь чиновников, военных и духовенства.

Правда, последних формулярные списки коснулись в меньшей степени.

На остальных граждан формуляры не велись.

Однако после революции ситуация изменилась. В октябре 1918 года Совет народных комиссаров издал декрет о трудовых книжках для нетрудящихся граждан. Трудовые книжки предполагалось использовать вместо паспортов и иных удостоверений личности.

В первую очередь документ должны были получить лица, живущие на нетрудовой доход, поступления с имущества, проценты с капитала, прибегающие к наемному труду для извлечения прибыли, члены советов и правлений акционерных обществ и их директора, частные торговцы, биржевые маклеры, торговые и коммерческие посредники и те, кто не выполняет общественно полезных функций. Подготовил Иван Скворцов Беседу провела Н.В.

Горшенина, заместитель главного редактора, налоговый консультант 1 ст. 84.1, 140 ТК РФ 2 п. 36 Правил, утв. пост. Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила) 3 ст.

282 ТК РФ 4 ст. 261 ТК РФ 5 п. 45 Правил 6 Инструкция, утв. пост. Минтруда России от 10.10.2003 N 69 Источник: © ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2020.

Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года.

Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ. Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года. ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г.

Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, . 8-800-200-88-88 (бесплатный междугородный звонок) Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб.

3136), . Реклама на портале. Если вы заметили опечатку в тексте,выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Личная карточка сотрудника

Трудовой договор входит в состав личной карточки работника.

В отличие от дела ее заводят на всех без исключения лиц, которые устраиваются на постоянное или временное место работы. Ее форма регламентируется Госкомстатом РФ. Заполняется она на основании таких документов:

  1. для военных — бумаги о воинском учете;
  2. паспорт;
  3. документы об образовании.
  4. трудовая книжка;
  5. свидетельство о пенсионном страховании;

Иногда в зависимости от специфики работы компании в соответствии с законодательством могут потребоваться и другие документы, в частности, трудовой договор, если он был заключен.

Также карточка включает в себя несколько разделов. Например, раздел, посвященный приему и переводу на другую работу, должен содержать ссылки на номера соответствующих приказов и дат, поскольку они будут применены для подтверждения трудового стажа.

Кроме него, она включает и другие данные. В их числе:

  1. знание иностранных языков;
  2. дополнительные сведения и т. д.
  3. все виды отпусков, использованных работником за время трудовой деятельности;

Если речь идет о государственных должностях, то используется карточка соответствующей формы, но она имеет такое же содержание. Имеются отличия для карт, открытых для работников сферы науки, образования и других видов деятельности.

Карточка заполняется вручную менеджером по персоналу. В записях не должно быть сокращений, они должны быть максимально читабельными.

На каждого сотрудника она заводится в единственном экземпляре и хранится в сейфе в отдельной картотеке. После увольнения работника карточка изымается из регулярного пользования кадровых документов, формируется в отдельную папку, а потом передается в архив.

Оформление приема на работу

Трудовым кодексом Российской Федерации предусмотрено, что отношения между работником и работодателем возникают на основании соответствующего договора.

Помимо заключения соглашения, обязательным является предъявление работодателю трудоустраивающимся гражданином необходимых документов, перечень которых содержится в .

Такими документами являются:

  1. документ, удостоверяющий личность физлица (паспорт, иностранный паспорт, водительское удостоверение, паспорт моряка и прочие);
  2. военный билет или иные документы воинского учета;
  3. свидетельство пенсионного страхования (СНИЛС);
  4. иные справки и заключения, предусмотренные законом для некоторых случаев.
  5. диплом об имеющемся у работника образовании;
  6. трудовая книжка, если сотрудник ранее состоял в трудовых отношениях. Важно отметить, что при оформлении на работу в первый раз трудовая книжка заводится организацией или индивидуальным предпринимателем;

Следует подчеркнуть, что кадровики не должны выдать работнику трудовую книжку после ознакомления, так как она хранится у работодателя.

Все записи о приеме на работу вносятся в вышеназванный документ исключительно в соответствии с законодательством России и приказом, издаваемым при трудоустройстве гражданина.

Где и как хранить

Форма и порядок ведения и трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков и обеспечение ими работодателей должны устанавливаться федеральным органом исполнительной власти, который был назначен Правительством РФ. Это прописано в ст. 66 Трудового кодекса.Такие правила были утверждены Постановлением Правительства №225 в 2003 году.

Согласно п. 43 указанных правил, трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, которые не были получены сотрудниками при увольнении или его родственниками после работника, должны храниться до востребования у работодателя.В качестве работодателя может выступать организация или физическое лицо в статусе . Трудовые книжки должны храниться с учетом требований к их хранению, установленных законодательством об архивном деле.При этом можно заметить, что в п.

43 Правил №225 речь идет только о трудовых книжках тех сотрудников, с которыми работодатель расторг трудовые отношения. Если же сотрудник продолжает трудиться в организации, то правила их хранения никак законодательно не урегулированы.Согласно п.

42 Правил, бланки трудовых книжек и вкладыши в них хранятся в организации как документы строгой отчетности. В п. 6.2 Положения о документах от 1983 года №105 (действующего по сей день) такие должны хранится в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, которые могли бы гарантировать их сохранность.Хотя указанные выше правила необязательно распространяются на хранение трудовых книжек и вкладышей (нет однозначных критериев для отнесения трудовых книжек к бланкам строгой отчетности), во избежание их утраты работодатель должен организовать хранение должным образом, чтобы обеспечить сохранность документов и избежать доступа к ним третьих лиц. Например, хранить их в обычном шкафу, который запирается на ключ, но лучше всего – в несгораемом сейфе.Сохранность трудовых книжек работодатель обязан обеспечить на протяжении всего периода действия с сотрудником.

Трудовая книжка выдается ему только в день расторжения трудового договора или передается под расписку родственникам в случае смерти работника.Если после увольнения документ остается невостребованным, то он передается в архив предприятия до востребования. Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 2004 года №125, трудовые книжки подлежат хранению в течение 50 лет для документов, которые поступили в архив после 2003 года, и 75 лет – для книжек, делопроизводство с которыми было завершено до 2003 года.

Приказ об ответственности

Передача трудовых книжек и дел, связанных с ними, происходит после подписания приказа об ответственности. В вопросе оформления и хранения трудовых книжек ответственный по ним отчитывается непосредственно начальству предприятия в случае каких-либо изменений.

Ответственный может быть временно освобожден от своих обязанностей в случае:

  1. ухода в отпуск}
  2. в связи с семейными обстоятельствами.
  3. болезни}

Руководитель обязан назначить на место отсутствующего ответственного по трудовым книжка другого сотрудника.

Вместе с его назначением издаются приказ, согласно которому данный работник временно отвечает за порядок хранения и оформления трудовых. Приказ издается в каждом отдельном случае, поскольку он регулирует обязанности работников в той или иной деятельности.

Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

В какой срок его должны отдать уволенному сотруднику?

В действующем законодательстве не сказано, в течение какого срока уволенный сотрудник должен забрать свой документ у работодателя. В законе прописано лишь, что данная бумага должна быть выдана в день увольнения работника.

В случае если бывший сотрудник не смог в день расторжения трудового договора забрать свои документы, он может это сделать позже, когда ему будет удобно. Причем в законе не указан точный срок.

Возврат трудовой книжки при увольнении

В соответствии со расторжение соглашения между работодателем и сотрудником по любому законному основанию обязательно сопровождается изданием приказа.

Он доводится до сведения работника, что подтверждается личной подписью последнего.

Важно отметить, что последний рабочий день одновременно является и моментом увольнения физического лица.

И именно в эту дату работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и закончить финансовые взаимоотношения.

После получения названного документа каждому бывшему сотруднику целесообразно внимательно ознакомиться с записями, внесенными в нее последним работодателем, и в случае выявления ошибок незамедлительно потребовать их устранения. Следует учесть, что согласно ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, запись об увольнении сотрудника вносится в последний рабочий день.

Как указывалось ранее, согласно ТК РФ возврат трудовой книжки при увольнении производится в последний день присутствия гражданина на своем рабочем месте. Правил предусмотрено, что сотрудник обязан засвидетельствовать факт получения документа, расписавшись об этом в личной карточке и соответствующей книге учета.

Без исполнения указанной обязанности доказать факт получения работником трудовой книжки будет затруднительно.

Что делать работнику, если не отдают трудовую книжку

Если работнику не отдали трудовую книжку в день увольнения, следует посетить работодателя и потребовать ее немедленной выдачи в письменном виде – путем написания заявления.

Кроме того, он вправе потребовать возмещения ему недополученного заработка. Если в результате трудовая книжка так и не выдана, он вправе обратиться жалобой в трудовую инспекцию, прокуратуру или подать заявление в суд.

Надзорные органы организуют проверку работодателя и при выявлении нарушений принудят его к их устранению.

В суде сотрудник может добиться выплаты ему недополученного заработка, а также морального вреда – в случае, если сможет обосновать его наличие.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter. Читайте также

Ответственные за хранение

В каждой крупной компании ответственными за хранение трудовых книжек является один или несколько сотрудников отдела кадров. В небольших организациях эту должность могут совмещать специалисты других отделов, например, бухгалтеры или секретари.

Директор организации самостоятельно назначает ответственного, оформив соответствующий приказ, который составляется в свободной форме.

При смене сотрудника, ответственного за хранение книжек, новому работнику представляют акт приема-передачи дел.

В нем недостаточно указать количество всех имеющихся трудовых.

Данный акт должен содержать полный список владельцев бланков и реквизиты документов.

После передачи акта его заверяют подписями сдавший документы и принявший их. В случае отсутствия некоторых трудовых книжек, которые в данное время должны храниться в архиве, бывший ответственный составляет отдельный акт. Различные грубые ошибки, в случае их несвоевременного исправления, могут повлечь за собой судебные разбирательства.

Например, если бывший работник обнаружил в соответствующей графе отсутствие полной информации, он вправе потребовать у своего бывшего работодателя немедленно исправить данный недочет.

Некоторые работодатели намеренно продолжают игнорировать такую просьбу.

Единственным выходом в подобной ситуации останется обращение в суд. В результате разбирательств суд может не только принудить нарушителя правильно оформить трудовую книжку.

Если по причине ошибочной записи работник не смог устроится на новое место, нарушивший закон работодатель вынужден будет выплатить бывшему подчиненному материальную компенсацию. Обязательство выплатить бывшему работнику компенсацию возлагается на работодателя в случаях, если:

  1. работодатель отказался восстановить работника в должности, который ранее был уволен по причине недобросовестного внесения сведений в трудовую}
  2. сотрудника уволили или перевели на новое место незаконно}
  3. работодатель полностью отказываться выдавать работнику трудовую книжку, куда была внесена неправдивая информация или ошибочная формулировка.

Следует отметить, что если владелец трудовой книжки решит оставить все как есть, то в будущем из-за неправильно оформленной записи ее могут не засчитать в общий трудовой стаж.

В итоге этот период не будут учтен при расчете пенсии.

Размер компенсации может достигать суммы 200 тыс. рублей или лишение данного работодателя занимаемой должности сроком на 2–5 лет. Наказание за подобные нарушения ждет не только директора предприятия, но и других уполномоченных лиц, которые имеют доступ к трудовым книжкам и занимаются их оформлением.

Кроме того, работодатель будет нести ответственность и в случае кражи или уничтожения заполненных бланков книжек, если такое событие произошло по его вине или в связи с халатностью.

Ошибочные действия нанимателя при пересылке трудовой книжки уволенному

Описание ошибки Правильное решение В день увольнения работник отсутствовал Наниматель в этот же день переправил ему трудовую почтой Нарушен порядок передачи персонального документа уволенному работнику.

Наниматель вначале должен отправить уволенному уведомление с предписанием явиться в отдел кадров и забрать книжку самому либо дать письменное согласие на ее пересылку по домашнему адресу. Только после получения письменного разрешения от работника наниматель вправе организовать отправку трудовой почтой.

Причем сделать это он обязан в первые 3 дня после получения согласия сообразно предписаниям ТК РФ

Может ли трудовая книжка храниться на руках у работника

Трудовая книжка не может храниться у сотрудника. Порядок их учета и хранения утвержден в 6 разделе Правил Постановления Правительства от 2003 года №225.

Поэтому работодатель должен строго следовать указанным правилам.При трудоустройстве работодатель получает от сотрудника трудовую книжку или оформляет ее самостоятельно, если для работника это первое место работы. Это документ хранится у работодателя вплоть до последнего рабочего дня сотрудника.Даже если сотруднику требуются данные из трудовой книжки, то по его письменному заявлению работодатель предоставляет ему не оригинал документа, а из него или заверенную .

Сама трудовая книжка в оригинале может быть передана работнику в исключительных случаях: например, для предъявления в Фонд социального страхования или в ПФР.Таким образом, трудовая книжка является важным документом в кадровом делопроизводстве. Она хранится у работодателя начиная с первого рабочего дня сотрудника и заканчивая днем расторжения с ним трудового договора. Работодатель не может передать трудовую книжку на хранение работнику, это противоречит закону.

Организация обязана назначить через приказ ответственное лицо за учет, ведение и хранение трудовых книжек.

Главными требованиями к хранению трудовых книжек является обеспечение их сохранности и недопущение к ним доступа посторонних. За нарушение порядка хранения трудовых книжек работодателя могут привлечь к административной ответственности, а за утрату или незаконное удержание – даже к уголовной. Не нашли ответа на свой вопрос?

Звоните на телефон горячей линии.

Это бесплатно. Рейтинг автора320

Автор статьиЮристНаписано статей571

(Пока оценок нет)

Загрузка.

Отлично 0Похожие вопросы

1 261

592

2 478

770Добавить комментарий 9 + = Популярное4 9623 7422 478Обновления на сайте

101

139

127

77Показать ещеPravo.TeamВаша персональная команда© 2018–2020 – Юридический журналПерепечатка материалов разрешена только с указанием первоисточника Форум: Задать вопрос эксперту Спасибо!В ближайшее время мы опубликуем информацию.

Сроки выдачи книжки

Согласно ст. 84.1 ТК РФ расчет и выдача трудовой происходит в последний рабочий день сотрудника.

Бывают ситуации, когда работник в день увольнения не вышел на работу, например, если он заболел или отказался в этот день прийти и забрать трудовую.

В таком случае уволенному работнику направляется уведомление с просьбой забрать документ или дать согласие на отправку книжки по почте.

С момента отправки уведомления руководитель перестает нести ответственность за задержку книжки. Если работник, получив уведомление, обратился за трудовой книжкой, то работодатель должен вернуть ее не позднее 3 рабочих дней.

Документ можно отослать уволенному сотруднику по почте, если тот дал на то свое согласие и написал заявление на пересылку документа. В случае смерти сотрудника трудовую могут получить его родственники, предоставив документы для подтверждения родства. Если за книжкой никто не обратился, то руководитель обязан хранить его до востребования.

Нужно ли хранить копии трудовых книжек уволенных сотрудников?

Как известно, размер пособия по временной нетрудоспособности зависит от продолжительности страхового стажа работника.

Документом, подтверждающим страховой стаж, является трудовая книжка. Есть случаи, когда представители ФСС при проверке правильности начисления пособий отказывали работодателям в зачете расходов на социальное страхование по причине неподтверждения продолжительности страхового стажа, в частности по уволенным работникам. Правомерны ли такие претензии проверяющих и нужно ли хранить копии трудовых книжек уволенных работников – узнаете из статьи.

Перечень документов, которые должен представить страхователь для принятия территориальным органом ФСС решения о выделении средств на выплату страхового обеспечения, утвержден Приказом Минздравсоцразвития РФ от 04.12.2009 № 951н.

Среди них:

  1. справка-расчет;
  2. копии подтверждающих обоснованность и правильность расходов по обязательному социальному страхованию документов (для пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам – листок нетрудоспособности, заполненный в установленном порядке, с расчетом пособия).
  3. письменное заявление страхователя;

Среди документов, которые обязан представить страхователь в орган ФСС, трудовая книжка (ее копия) не поименована.

В то же время в соответствии с п. 8 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, периоды государственной гражданской или муниципальной службы, периоды исполнения полномочий членом (депутатом) Совета Федерации Федерального Собрания РФ, депутатом Государственной Думы Федерального Собрания РФ, периоды замещения других государственных должностей РФ, государственных должностей субъектов РФ, а также муниципальных должностей, замещаемых на постоянной основе, является трудовая книжка установленного образца.Мнение проверяющих Непредставление страхователем на проверку трудовых книжек в подтверждение стажа работы является основанием для непринятия расходов на соцстрахование.

При отсутствии трудовой книжки, а также в случае, когда в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение периодов работы принимаются письменные трудовые договоры, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы.

Таким образом, бухгалтеры предприятий при расчете суммы выплаты по больничному для определения продолжительности страхового стажа работников чаще всего пользуются сведениями из трудовой книжки. Неудивительно, что и представители ФСС при документарной выездной проверке просят предоставить им этот документ (его копию).

А если у организации отсутствует трудовая книжка уволившегося сотрудника, не принимают к зачету расходы на выплату страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и привлекают плательщиков страховых взносов к ответственности. Стоит отметить, что при обращении в суд организации, как правило, выигрывают дело – см., например, постановления АС ВСО от 05.07.2017 по делу № А19-20943/2016 (Определением ВС РФ от 08.11.2017 № 302‑КГ17-16190 оставлено без изменения), АС СЗО от 21.04.2016 по делу № А66-3360/2015 (Определением ВС РФ от 01.08.2016 № 307‑КГ16-8836 оставлено без изменения).Мнение суда Представление трудовых книжек уволенных на момент проверки работников для подтверждения их стажа законодательством не предусмотрено.

В частности, в названных судебных процессах арбитры, проанализировав Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, пришли к выводу, что законодательством не установлена обязанность работодателя изготавливать и хранить копии трудовых книжек уволенных работников. На этом основании отказ в принятии расходов на социальное страхование только по причине отсутствия у страхователя трудовых книжек уволенных на момент проверки работников суды признали незаконным.* * * В законодательстве не обозначена обязанность работодателя изготавливать и хранить копии трудовых книжек уволенных работников.

В то же время считаем, что бухгалтерам и кадровикам полезно помнить о претензиях ФСС: возможно, все же стоит во избежание споров сохранять копии трудовых книжек увольняющихся сотрудников.

Форма справки-расчета направлена Письмом ФСС РФ от 07.12.2016 № 02‑09‑11/ 04‑03‑27029. Утверждены Приказом Минздравсоцразвития РФ от 06.02.2007 № 91. Утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Источник: Рубрика:

  1. , эксперт

Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера». Все для бухгалтера.

Необходимость поднятия старых договоров

Закономерным вопросом в ситуации с длительностью хранения трудовых договоров или рабочих дел работников является то, зачем они могут понадобиться спустя 20 или 30 лет после того, как человек прекратил работу в компании. Дело в том, что причины, по которым они могут потребоваться, бывают совершенно разными.

В частности, эти данные обязаны быть предоставлены в случае запросов от компетентных органов, например, суда, других представителей служб защиты правопорядка или же прочих государственных структур. Это может быть нужно при судебном разбирательстве, когда требуется наверняка знать, работал ли тот или иной человек в определенный период в указанной компании.

Причем сроки давности дел могут быть совершенно разными. Иной случай — это налоговые разбирательства. Иногда появляется необходимость освидетельствования того, что работник представлял интересы компании.

Подтвердить такие данные подчас нужно и самим бывшим работникам, и цели могут быть разными. Это защита перед правоохранительными органами, подтверждение получения денежных средств в определенный период и т.

д. Через десятилетия информация может потребоваться потомкам при принятии наследства (и не только). Все случаи, когда договоры могут быть востребованы, нельзя собрать в список, поскольку их очень много.

Несмотря на то что по закону требуется хранить трудовые договоры, книги или личные карточки уволенных сотрудников в течение 75 лет, на практике не всегда представляется такая возможность. Первая причина заключается в том, что далеко не все организации или государственные структуры работают в течение такого периода. Если компания прекращает свою деятельность, оставшиеся документы, которые нужно хранить длительное время или вечно, следует передать в специальные архивные службы.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+