Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Автомобильное право - Журнал учета движения договора

Журнал учета движения договора

Журнал учета движения договора

Кто осуществляет ведение книги регистрации договоров

Обычно обязанность по формированию и ведению книги регистрации лежит на работнике кадрового отдела, поскольку именно он заключает трудовые договоры и имеет доступ ко всем хранимым на предприятии документам такого рода. Но иногда, контроль за трудовыми договорами ложится на плечи секретаря организации, заместителя руководителя или иного сотрудника, назначенного на это распоряжением директора предприятия.

Назначение журнала

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений нужен, нетрудно догадаться, для того, чтоб вести учёт данных обо всех трудовых договорах предприятия/организации и дополнительных соглашениях к ним.В журнал вносится информация о самом документе, о дате его заключения, факте отправки и получения. С этим журналом предприятие будет избавлено от путаницы в документах, потери договоров и уничтожения их копий.

Правила ведения и заполнения

Форма книги произвольная, количество столбцов и их названия не лимитированы. Журнал трудовых договоров ведется сотрудником отдела кадров, который несет за него ответственность.

Заполняют форму как в бумажном, так и в электронном виде, работники не обязаны знакомиться с его содержанием, поэтому на бумаге экономят. Инспекторов контролирующих органов этот документ тоже не интересует по причине добровольности его существования.

Если спрашивают про эту книгу, то от отчаяния найти хоть какие-то нарушения. А вот для внутренних аудиторов он представляет интерес, поскольку журнал регистрации трудовых договоров обязателен при наличии соответствующего внутреннего нормативного акта, и правила его ведения в этом случае утверждает руководитель организации.

Если принимается решение вести книгу на бумаге, то листы придется распечатывать и прошивать. Структурно она состоит из двух разделов: титульный лист и сама форма регистрации.

На титульном листе указывают:

  1. наименование компании;
  2. период, за который вносятся сведения;
  3. Ф.И.О. сотрудника, ответственного за его ведение.

Внесение записей происходит следующим образом:

  • Ставят дату.
  • Пишут должность, профессию, структурное подразделение, куда принят сотрудник.
  • Присваивают номер (что для договора, что для дополнительного соглашения к нему).
  • Указывают Ф.И.О.

    работника полностью.

  • Вписывают номер записи по порядку.
  • Фиксируют дату заключения контракта.

В форме имеет смысл предусмотреть столбцы и для более детальной информации, в зависимости от потребностей организации, например:

  1. указание о том, является ли эта работа основной или по совместительству;
  2. дата получения работником экземпляра документа;
  3. реквизиты приказа о приеме на работу и пр.

В конце оставляют свободный столбец для примечаний.

Журнал, который наладит и упростит работу с договорами

Когда у компании договоров немного, нет необходимости систематизировать и вести их учет. Но это скорее исключение, с каждым днем договоров все больше и больше.

Не запутаться в них, а также отслеживать сроки исполнения, систематизировать всю нужную информацию в одном месте и держать ее всегда под рукой поможет специальный журнал учета.

Универсальной формы нет, поэтому его можно составить в произвольном виде (см. образец). Структура журнала может быть разной. К примеру, если компания заключает договоры с одними и теми же клиентами, в журнале можно выделить для каждого из них отдельные страницы.

Если договоров с каждым клиентом немного, можно организовать алфавитный учет по названию контрагента. В журнал учета договоров можно включить любые графы, которые понадобятся финансовой службе. Как правило, это входящий номер и вид договора, наименование контрагента, стоимость.

Кроме того, в журнал можно включить графу «Срок действия» – с ее помощью проще следить за необходимостью пролонгации договора. Есть две важные графы, которые позволят контролировать оплату по договору и его исполнение в целом. Это «Срок оплаты» и «Отметка об исполнении».

С точки зрения контроля над расчетами удобнее вообще вести два журнала.

В одном регистрировать только договоры, по которым деньги должны вам. А во втором – по которым должна платить ваша компания.

Так будет проще соблюдать свои сроки оплаты и проверять сроки, в которые обязаны уложиться контрагенты.

Кстати, в компаниях, где есть и финансовая служба, и юридическая, иногда параллельно ведут журналы учета одних и тех же договоров. Были случаи, когда налоговики обнаруживали, что данные в журналах не совпадали, и делали вывод, что у финансовой службы отражены только «нужные» соглашения. Это давало повод подозревать в сокрытии выручки.

Поэтому по возможности лучше вести общий журнал.Статья напечатана в газете «УНП» № 14, 2010 Источник: Источник: газета Рубрика:

  1. , эксперт «УНП»

Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера».

Все для бухгалтера.

  1. © 2001–2020, Клерк.Ру.

18+

Пример.

Организация заключает с работниками срочные трудовые договоры.

Если отдел кадров ведет журнал учета трудовых договор, то это упрощает задачу по контролю за сроками действия таких договоров. А это, в свою очередь, минимизирует риски, связанные с трансформацией срочного трудового договора в договор, заключенный на неопределенный срок.

Журнал учета трудовых договоров (образец)

Скачать журнал учета трудовых договоров (бланк) Рубрики: Tags:

    ,

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку Кадровое делопроизводство | 10:20 9 декабря 2021 Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство | 16:14 2 августа 2016 Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство | 16:51 3 февраля 2016 Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство | 14:32 8 февраля 2021 Кадровое делопроизводство | 9:20 5 февраля 2021 15:21 4 августа 2011 Пенсионеры Прием на работу Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство | 11:32 23 сентября 2015 Кадровое делопроизводство, УСН

Реестр или Журнал Регистрации договоров

“Реестр договоров” – это форма, которую используют участники договорного процесса для учета уже подписанных договоров. Он предназначен для их внутреннего делопроизводства.

Любой договор, после того как его подпишут обе стороны, передают своим делопроизводителям, с целью последующей их регистрации.

На практике достаточно вести реестр в электронном виде. Если договоры архивируются по годам, то можно на каждый год делать отдельную распечатку. Если в организации (предприятии ) нет людей ответственных за делопроизводство, то его обязанности может выполнять работник, которого назначает директор компании.
Если в организации (предприятии ) нет людей ответственных за делопроизводство, то его обязанности может выполнять работник, которого назначает директор компании. После поступления подписанного Договора в делопроизводство ему обязаны присвоить личный номер.

именно под этим номер он будет числиться в на предприятии. Возможны 2 варианта по которым можно присвоить соглашению свой регистрационный номер:

  1. можно присвоить сложный номер используя дробь. Тогда под номером будет числиться порядковый номер, присвоенный организацией. Обычно это последующий номер в реестре.
  2. если во время подписания ему уже был присвоен свой номер, то можно поставить на обратной стороне индивидуальный. В таких случаях необходимо поставить специальный штамп и принять номер присвоенный ранее контрагентом.

Какой либо особой формы не существует.

Каждое предприятие имеет полное право разработать и использовать в своей практике удобный именно для себя.

Тем не менее, существуют особые значения, которые он должен в себе содержать, а именно:

  1. сам предмет договора;
  2. полные реквизиты контрагента. Можно обойтись просто полным его названием;
  3. полная сумма подписанного договора.
  4. период действия данного документа;
  5. порядковый номер договора;
  6. дата, место, номер самого подписанного документа;

Предлагаем Вашему вниманию небольшое видео с советами на тему “Как правильно регистрировать и присваивать номер документов в делопроизводстве”: Ещё одно коротенькое видео на тему “Теория документооборота”: Вести на производстве Реестр можно двумя способами. В электронном виде, при помощи специальных программ.

А можно в журнале, специально предназначенном для такого учёта. Выбор за Вами. Скачать Реестр договоров в формате “Excel” можно под этой ссылкой: Образец Журнала учёта договоров можно скачать здесь: Также предлагаем Вам скачать журнал регистрации трудовых договоров: Будем надеяться, что наши сегодняшние документы пригодятся Вам в своей работе.

Как составить журнал

Журнал может вестись в произвольном виде – стандартного, унифицированного его образца нет.

Основная его часть всегда формируется в виде таблицы, в которой может быть сколько угодно строк – в зависимости от потребностей работников предприятия и видения ими документа. Как правило, в организациях есть свой бланк, разработанный и утвержденный руководством и рекомендованный к применению – именно его и берут сотрудники за основу.

Как правило, в организациях есть свой бланк, разработанный и утвержденный руководством и рекомендованный к применению – именно его и берут сотрудники за основу.

Журнал регистрации договоров

Договоры регистрируются в специальной учетной форме – Журнале регистрации договоров.

, xlsx, 18 kb , xlsx, 18 kb Рассмотрим, какую информацию нужно вносить в каждую из граф журнала.

  • Примечание. Дополнительная информация, если она есть.
  • Куратор договора (отдел, ФИО). Информация о работнике, который ведет этот договор.
  • Срок действия договора. Дата или событие окончания договора (например, «полное исполнение обязательств»).
  • Приложения. Список приложений к договору, если они есть.
  • Дата внесения записи. Не путать с датой договора! Это дата того дня, когда в журнал вносится информация о договоре.
  • Дата договора. Как определить дату договора, читайте ниже.
  • Пролонгация договора. Если в соглашении содержится условие о его пролонгации, то его нужно воспроизвести в этой графе. Так будет видно, какие договоры и когда нужно перезаключить, а какие продлятся сами собой или наоборот – когда нужно выполнить необходимые действия, чтобы продления не произошло.
  • О чем договор. Информации о том, что это договор подряда или купли-продажи недостаточно. Желательно расписать подробно, о чем соглашение. Так будет легко найти нужный документ, если с одним и тем же контрагентом заключено несколько договоров.
  • Номер записи. Не путать с номером договора! Это порядковый номер внесенной в журнал записи.
  • С кем заключен договор. Наименование контрагента. Рекомендуется писать сначала название организации, а потом форму собственности, обходясь без кавычек: не ООО «Алые паруса», а Алые паруса ООО.
  • Кто подписал договор. Фамилия и инициалы руководителя из числа топ-менеджеров организации, который подписал договор. Указывается подписант только со стороны той компании, которая ведет журнал.
  • Номер договора – тот номер, который будет считаться «официальным» для этого документа.

Назначение и виды документа

Журнал регистрации договоров ведется для того, чтобы:

  1. быстро найти нужный документ;
  2. узнать, заключался ли договор с конкретной организацией/трудовой договор с сотрудником или нет;
  3. вести сквозную или иную систему нумерации документов в соответствии с порядком заключения соглашений.
  4. систематизировать все договоры по виду, дате и другим параметрам;

Конкретных требований законодательства к обязательному ведению этого журнала не установлено.

Каждая компания вправе сама выбирать, нужен ей такой документа или нет. Однако как показывает практика, в большинстве случаев ведение журнала оправданно, поскольку:

  • Все трудовые договоры должны идти строго по порядку – №1 с директором, №2, №3 и т.д.
  • Что касается договоров с контрагентами, их также лучше поставить на учет.

Документ можно вести не только в бумажном виде, но и одновременно дублировать информацию на электронном носителе. Тогда поиск данных по нужному соглашению займет несколько секунд.

К тому же пользователь может отфильтровать документы по разным критериям – название, дата составления, контрагент и т.п.

На практике различают несколько разновидностей журналов:

  1. по трудовым договорам (обычно их выделяют в отдельную категорию);
  2. по отдельным разновидностям документов (например, договор поставки, возмездного оказания услуг, подряда и т.п.).
  3. по договорам с контрагентами (единый список соглашений со всеми юридическими лицами);

Обычно компания ведет только 1 общий журнал договоров. Однако если это крупное предприятие, и документооборот идет довольно активно, желательно завести сразу несколько документов.

Причем они необязательно должны быть общими для всей организации. Например, собственные журналы могут завести структурные подразделения, отделы и филиалы.

Зачем нужен

Необходимость наличия документов определяется внутренней политикой делопроизводства каждой конкретной компании.

Книга регистрации трудовых договоров относится к таким формам. Закон не обязывает иметь такой журнал, но если работодатель считает необходимым вести учет соглашений, то форма этого документа и порядок его ведения утверждается локальным нормативным актом.

В качестве обоснования необходимости существования этого документа приведем следующие факты:

  1. в графе «Примечания» пишут информацию о работе, которую выполняет нанятый работник, результаты прохождения испытания и пр.
  2. с его помощью доступен быстрый поиск и обработка нужной информации о рабочей деятельности человека, о датах приема на работу и реквизитах документов, которыми этот прием оформлен (удобно, если необходимо выдать справку о занятости);
  3. он удобен для внутреннего пользования, в некотором роде заменяет опись к архиву документов;
  4. наличие документа помогает в конфликтных ситуациях и в судебных разбирательствах, с его помощью косвенно подтверждается надлежащее с работником;

Ошибки при ведении бумажного журнала

При обнаружении существенной ошибки в уже частично заполненном журнале его необходимо досрочно закрыть. Для этого на последней странице делают запись о досрочном закрытии журнала по причине ошибки.

После заводится новый документ.Затем можно завести новый документ с сопутствующим распоряжением об этом. Изменения в журнале могут быть различными: от перевода на другую работу и отстранения до изменения работодателя или условий работы.В изначальный трудовой договор не принято вносить подробные изменения, потому что они будут содержаться в соглашении.

Изменения в журнале могут быть различными: от перевода на другую работу и отстранения до изменения работодателя или условий работы.В изначальный трудовой договор не принято вносить подробные изменения, потому что они будут содержаться в соглашении.

Количество соглашений к может быть ограничено. На крупных предприятиях даже есть практика ведения журнала исключительно для дополнительных соглашений.

Правила его заполнения идентична той, о которой говорилось выше.Обязательно ли проводить на предприятии инструктаж по пожарной безопасности и как правильно заполнить соответствующий журнал об инструктаже – читайте в нашей Надеемся, статья послужит ориентиром и поможет верно вести журнал.

А подробная информация позволит лишь усовершенствовать уже существующий журнал. Понравилась статья?Лайк автору1

Загрузка.

Комментарий Current * Ваше имя Ваш e-mail Комментировать

Оформление журнала, особенности

К оформлению журнала регистрации договоров, ровно как и к его содержанию, никаких особенных требований не предъявляется, а это означает, что вести его можно как в рукописном, так и в электронном виде.

Если бланк ведется в электронном виде, распечатывать его не обязательно, за исключением тех случаев, когда в нем имеется столбик для подписей работников, заключивших ту или иную сделку.

Журнал может быть самого разного объема, но обычно он имеет не одну, а множество страниц (в активно работающих организациях количество заключенных договоров может исчисляться не только десятками, а даже сотнями). Если в качестве журнала не используется, например, тетрадь, а берутся обычные листы А4 формата, то их следует пронумеровать по порядку и после этого прошить суровой нитью (можно и степлером, но он не всегда гарантирует надежность скрепления), отметив на последней странице количество страниц и поставив дату и подпись ответственного работника.
Если в качестве журнала не используется, например, тетрадь, а берутся обычные листы А4 формата, то их следует пронумеровать по порядку и после этого прошить суровой нитью (можно и степлером, но он не всегда гарантирует надежность скрепления), отметив на последней странице количество страниц и поставив дату и подпись ответственного работника.

Как присваиваются номера договорам

Как уже говорилось, один договор будет зарегистрирован в каждой из организаций, которая является его стороной. Та компания, которая будет регистрировать первой, напишет свой номер рядом со словом «Договор» на первой странице документа: ДОГОВОР №1234 возмездного оказания услуг Вторая организация может пойти двумя путями.

  1. Самый простой и распространенный способ – это написать свой номер в продолжение первого через косую черту:

ДОГОВОР №1234/4321 возмездного оказания услуг

  • Менее распространенный способ: проставить штамп на оборотной стороне последней страницы документа и вписать свой номер и дату своей регистрации в него:

В этом случае договор будет фигурировать везде и всегда под тем номером, который указан на первой странице («Договор возмездного оказания услуг №1234» в случае в нашим примером), а номер из штампа будет использоваться только внутри той компании, которая его поставила.

Журнал регистрации трудовых договоров (образец)

Не имея опыта ведения журнала регистрации трудовых договоров, сложно самостоятельно разработать оптимально удобную форму. Давайте попробуем разобраться, какую информацию стоит отображать в журнале. Форма журнала учета трудовых договоров не утверждена и не имеет унифицированной формы, поэтому компания может составить его в любом удобном виде, разработав собственную форму для отражения всей необходимой информации.

Обычно журнал регистрации трудовых договоров составляют в форме таблицы со следующими колонками:

  1. Вид работы;
  2. Номер трудового договора;
  3. ФИО работника;
  4. Дата, когда был заключен трудовой договор;
  5. Должность, на которой трудится работник;
  6. Примечания.
  7. Номер п/п;
  8. Структурное подразделение, где трудится работник;
  9. ;

Вести журнал можно и в электронном, и в бумажном виде – компания вправе выбрать удобный способ самостоятельно.

В данном случае следует ориентироваться на цели, которые должен выполнять журнал.

Если журнал должен служить не только для упорядочения информации о подписанных документах, а будет выполнять функцию подтверждения получения сотрудниками компании на руки своих экземпляров трудовых договоров или дополнительных соглашений, целесообразно включить в него графу для проставления сотрудниками подписей и вести журнал в бумажном виде. Если отражать данную информацию в журнале не планируется (это остается на усмотрение работодателя), компания может вести его в электронном виде. В случае, если журнал оформляется в бумажном виде, необходимо должным образом оформить обложку к нему, на которой целесообразно отразить следующую информацию: название организации, название документа, дату начала ведения журнала, дату внесения последней записи.

Журнал регистрации трудовых договоров. Образец заполнения

Бланк журнала не предусматривает строгое соответствие образцам и может содержать любые данные на усмотрение компании.Как правило, форма данного документа содержит следующие графы:

  1. Номер трудового договора (в этой же колонке можно дописать данные о дополнительном соглашении, а можно добавить еще одну колонку, специально для вносимых в трудовой договор изменений);
  2. Комментарии (для сведений, имеющих важное значение в отношении сотрудника и его трудовой деятельности).
  3. Дата принятия документа;
  4. Должность работника, на которую он принят, согласно удостоверяющему приказу;
  5. Подпись ответственного лица, сделавшего запись в журнале;
  6. Порядковый № регистрационной записи;
  7. ФИО сотрудника, с которым заключено трудовое соглашение;

Журнал регистрации договоров: образец

Скачать журнал регистрации трудовых договоров

Поделитесь статьей

(голосов: 1, средняя оценка: 5,00 из 5)

Загрузка. Рекомендуем похожие статьиГорячееЗапишитесь в онлайн-школу Бухгалтерия для чайников29 авторских уроковПоле не заполненоПолучить сейчас!

Более 45 000 подписчиковПолезно знать Бланк квитанции к приходному кассовому ордеру (образец): что это за документ, содержание квитанции, действия кассира, как оформить документ, печать, образецНаши книгиНовые статьи:

Порядок нумерации документов

Договоры можно нумеровать произвольным способом, однако трудовые соглашения подлежат сквозной нумерации с начала года.

По каждому документу нужно указать номер и год подписания – тогда его можно будет однозначно идентифицировать среди множества подобных. Конкретный порядок нумерации законодательством не регулируется. Поэтому организация может обновлять порядок с каждого нового года либо по истечению другого периода.

К тому же в номера документов можно вставлять и другие обозначения – буквы, знаки препинания. Например, ДП №17-2018 – так можно обозначить договор поставки №17, который был заключен с контрагентом в 2018 году.

Кто заполняет журнал

Если предприятие небольшое и отдела кадров нет, вести учет поручают секретарю, бухгалтерии — тому, кто по служебным обязанностям чаще сталкивается с кадровым делопроизводством.

Руководитель учреждения, издавая приказ о введении подобного регистра, в нем же определяет того, кто регистрирует трудовые договоры, — ответственного за их оформление. Иногда этим занимается юридический отдел, но обычно регистрацию ведет работник кадровой службы.

Журнал учета дополнительных соглашений к трудовым договорам

Требований по ведению журнала учета дополнительных соглашений к трудовым договорам законодательством РФ также нет. То есть, это тоже необязательный кадровый документ.

Однако ведение этого журнала также может быть полезно работодатель.

Ведь если вести такой журнал, то можно отслеживать, например, какие пункты трудовых договоров были изменены. Для такой информации можно предусмотреть специальную графу, например: Журнал учета дополнительных соглашений также можно вести в электронном виде. Но можно ли объединить журнал учета трудовых договоров и журнал учета дополнительных соглашений в один единый журнал?

Да, конечно можно Если вам так будет удобнее, то можно сделать единый журнал. Но тогда продумайте для себя структуру журнала, в которой вам будет удобно работать.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter. Читайте также

Для чего нужен журнал, его значение

Все что касается заключаемых работниками компании договоров подлежит обязательной регистрации и учету.

Наиболее распространенный и простой путь реализации этих задач – создание специального журнала. Роль его довольно проста: с его помощью сотрудники предприятия фиксируют наиболее важную, первичную информацию обо всех проводимых сделках. Таким образом, он позволяет вести учет, систематизировать документооборот, а также дает полную информацию о работнике, который несет ответственность за исполнение того или иного соглашения.

Минимальные сведения, которые требуется внести в журнал регистрации договоров: это номер и дату формирования каждого документа, но в зависимости от потребностей организации этот список может быть существенно расширен.

Кроме того, в журнал можно включать информацию не только о собственно договорах, но и обо всех приложениях к ним, в том числе дополнительных соглашениях, технических заданиях, актах выполненных работ и т.п. Следует отметить, что журнал никоим образом не свидетельствует о том, что условия каждого внесенного в него договора, были выполнены в полном объеме.

Популярное

Бухгалтерская отчетность Бухгалтерская отчетность Выплаты персоналу 6-НДФЛ Бухгалтерская отчетность 6-НДФЛ Страховые взносы ПФР Увольнение Бухгалтерская отчетность ИП Декретный отпуск Прием на работу Страховые взносы ПФР Выплаты персоналу НДФЛ Современный предприниматель Налоги и учет для малого бизнеса © 2006 — 2021 Все права защищены.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+